У конфігурації 1С "Управління виробничим підприємством для України" процес по нарахуванню та виплаті заробітної плати реалізований в управлінському і регламентованим видах обліку. У даній статті буде розглянуто регламентований вид обліку.
Заробітна плата - це грошова винагорода окремо взятого фахівця, яке може залежати від безлічі факторів, що включають в себе кваліфікацію, складність виконання роботи, трудові умови, компенсаційні і стимулюючі виплати.
Для нарахування заробітної плати в регламентованому обліку необхідно прийняти співробітника на роботу за допомогою документа "Прийом на роботу в організацію". Для створення документа необхідно зайти в розділ "Документи / Облік кадрів організацій / Прийом на роботу в організацію" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі в шапці необхідно заповнити наступні поля:
- реквізит "Організація" - вказати організацію, на яку приймається працівник;
- реквізит "Відповідальний" - автоматично заповнюється ініціалами користувача, який створює документ.
У підвалі документа можна вказати необхідний коментар до документа.
У табличній частині вкладки "Працівники" необхідно вказати: працівника, підрозділ, посада, дату прийому і графік роботи.
У табличній частині вкладки "Нарахування" необхідно вказати: працівника, вид розрахунку, за яким буде нараховуватися заробітна плата і розмір ставки. У вигляді розрахунку задаються правила розрахунку нарахування. Щоб відкрити список усіх видів розрахунку (нарахувань) потрібно зайти в розділ "Довідники / Розрахунок зарплати / Основні нарахування організацій".
Системою заданий великий перелік видів розрахунку. При необхідності можна додати новий вид розрахунку і налаштувати правила, за яким будуть розраховуватися нарахування по заробітній платі. При створенні нового нарахування дуже важливо правильно його налаштувати. У закладці "Облік" розташовані всі настройки, пов'язані з бухгалтерським і податковим обліком. У реквізиті "Вид доходу ПДФО", обов'язково повинен бути зазначений вид ПДФО, згідно з яким буде розраховуватися сума податку.
У вкладці "Внески" необхідно вибрати вид податку за внесками ФОП для працівника. На підставі виду податку буде обрана ставка, за якою розраховується сума внеску.
Для нарахування заробітної плати використовується документ "Нарахування зарплати працівникам організації". Для створення документа необхідно зайти в розділ "Документи / Розрахунок зарплати організацій / Нарахування зарплати працівникам організації" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі в шапці необхідно заповнити наступне:
- реквізит "Організація" - вказати організацію, на якій значиться співробітник;
- реквізит "Відповідальний" - автоматично заповнюється ініціалами користувача, який створює документ.
- реквізит "Перерахунок документа" - заповнюється при виникненні необхідності перерахунку зарплати за минулі періоди.
- реквізит "Месяц начисления" - вказати місяць, за який необхідно нарахувати заробітну плату.
- реквізит "Підрозділ" - призначений для відбору по підрозділу, при заповненні табличної частини співробітниками організації.
Документ "Нарахування зарплати працівникам організації" складається з 7-ми вкладок (заповнюються автоматично і / або в ручному режимі). Для заповнення документа в ручному режимі зверху кожної табличній частині розташована кнопка "Додати".
Автоматичне заповнення реалізовано за допомогою кнопок:
- кнопка "Заповнити" (зліва від кнопки "Розрахувати"), призначена для заповнення всіх нарахувань і утримань.
- кнопка "Розрахувати" призначена безпосередньо для самого розрахунку заробітної плати, всіх нарахувань і утримань.
- кнопка "Заповнити та розрахувати всі" - заповнює і розраховує весь документ по всій організації.
- кнопка "Заповнити" (розташована під реквізитом "Відповідальний"), заповнює верхню табличну частину списком працівників, за якими проводиться нарахування зарплати.
- кнопка "Очистити" - автоматично очищає табличні частини документа.
Для зручності реалізована можливість заповнювати і розраховувати кожну вкладку окремо за допомогою кнопок "Заповнити" і "Розрахувати". Наприклад, якщо користувачеві необхідно перерахувати дані тільки по одній вкладці, не перераховуючи всі інші.
Існує можливість перевірити, які показники використовувалися при розрахунку нарахувань і утримань по кожному співробітнику. Для цього необхідно натиснути на кнопку "Розрахувати" і вибрати з переліку операцій "По працівнику з коментарями".
Нижня частина документа складається з 7-ми вкладок:
- вкладка "Нарахування", при натисканні на кнопку "Заповнити" (описана вище), автоматично заповнюється списком працівників, для яких буде розрахована заробітна плата. Колонки "Вид розрахунку", "Показники для розрахунку нарахування" і "Графік роботи" заповнюються на підставі кадрових документів. Норма часу заповнюється на підставі даних довідника "Графіки роботи" і регістра відомостей "Виробничий календар". При заповненні реквізиту "Результат", система аналізує відпрацьований час, на підставі норми робочого часу з урахуванням фактичних відхилень і розраховує нарахування по заробітній платі за правилами, зазначеним у "Віде розрахунку";
- вкладка "ПДФО". Суму податку система розраховує на підставі виду податку з ПДФО, який вказаний в реквізиті "Вид розрахунку". Вид розрахунку присвоюється для працівника в кадровому документі. Для застосування пільги з ПДФО необхідно створити документ "Заява на застосування пільги ПДФО";
- вкладка "Внески на ФОП" розраховується відповідно до виду податку, який вказаний в кадровому документі.
- вкладка "Утримання". У цій вкладці вказані всі утримання, які додаються за допомогою документа "Введення відомостей про планові утримання працівників організації";
- вкладка "Позики" заповнюється на підставі документа "Договір позики з працівником";
- вкладка "Розрахунковий листок" відображає підсумки всіх нарахувань і утримань по кожному працівнику.
Реквізит "Ознака автоматичного розрахунку" зазначається програмою і свідчить про те, що нарахування розраховані автоматично. При необхідності користувач може скорегувати нарахування в реквізиті "Результат". В цьому випадку система прибере цей ознака.
У підвалі документа можна вказати необхідний коментар до документа.
Після нарахування заробітної плати необхідно відобразити всі проводки, пов'язані з нарахуваннями і утриманнями, з бухгалтерського та податкового обліку. Для цього існує документ "Відображення зарплати в регламентованому обліку". Щоб створити документ необхідно зайти в розділ "Документи / Розрахунок зарплати організацій / Відображення зарплати в регламентованому обліку" і скористатися кнопкою "Створити".
Перед використанням документа необхідно вказати правила відображення окремих видів нарахувань в бухгалтерському та податковому обліку у відповідних планах видів розрахунку.
Спосіб відображення - це правило, згідно з яким будуть відображені витрати по заробітній платі з бухгалтерського та податкового обліку.
Способи відображення зберігаються в довіднику "Способи відображення зарплати в регламентованому обліку". В системі закладені основні способи відображення заробітної плати. У довідник можна додавати нові способи відображення.
У конфігурації реалізована можливість відобразити витрати в цілому для підрозділу. У довіднику "Підрозділи організації", вибравши потрібний підрозділ з допомогою кнопки "Редагувати", необхідно перейти в регістр відомостей "Бухоблік зарплати співробітників підрозділу" і задати спосіб відображення.
На практиці найчастіше у одного виду нарахування може бути кілька способів відображення, для таких випадків існує безліч документів, за допомогою яких можна задати по кожному працівнику різні способи відображення:
- документ "Введення відомостей про облік планових нарахувань працівників організацій";
- документ "Введення відомостей про облік основного заробітку працівників організацій";
- документ "Введення розподілу основного заробітку співробітників організації".
У відкритому документі "Відображення зарплати в регламентованому обліку" в шапці необхідно заповнити наступне:
- реквізит "Організація" - вказати організацію, через яку будуть відображені нарахування;
- реквізит "Відповідальний" - автоматично заповнюється ініціалами користувача, який створює документ;
- реквізит "Месяц начисления" - вказати місяць, за який має бути відображено заробітну плату;
- реквізит "Підрозділ", призначений для відбору по підрозділу при заповненні табличної частини співробітниками організації.
Документ "Відображення зарплати в регламентованому обліку" заповнюється як автоматично, так і в ручному режимах. При автоматичному заповненні є можливість заповнити та розрахувати одну або відразу всі вкладки. Автоматичне заповнення реалізовано за допомогою кнопок:
- кнопка "Заповнити та розрахувати всі" заповнює всі вкладки документа. Якщо в документі вказано підрозділ, вкладки заповняться тільки тими співробітниками, які числяться в цьому підрозділі;
- кнопка "Розрахувати все" - розраховує дані по всіх вкладках;
- кнопка "Очистити" - автоматично очищає табличні частини документа.
Все закладки документа заповнюються на підставі документа "Нарахування зарплати працівникам організації" з урахуванням способу відображення в бухгалтерському та податковому обліку. На кожній з закладок формуються проводки, за якими буде відображатися перелік операцій з розрахунку заробітної плати. Всі підсумки за сформованими проводках вказані на вкладці "Проведення".
У підвалі документа можна вказати необхідний коментар до документа.
Після відображення заробітної плати, в звіті "Оборотно - сальдова відомість за рахунком" відобразилися проводки по нарахованої працівникові заробітної плати по кредиту 661 рахунку. Кінцеве "кредитове" сальдо показує заборгованість підприємства перед працівником на суму нарахувань зарплати з урахуванням вирахування податків з ПДФО і військовому збору, які відображені на дебеті 661 рахунку.
Наступним етапом за розрахунками заробітної плати є формування розрахункової відомості по виплаті зарплати. Для цього існує документ "Зарплата до виплати організацій". Для створення документа необхідно зайти в розділ "Документи / Розрахунок зарплати організацій / Зарплата до виплати організацій" і скористатися кнопкою "Створити".
У відкритому документі в шапці необхідно заповнити наступне:
- реквізит "Організація", за якою формується відомість;
- реквізит "Відповідальний" - автоматично заповнюється ініціалами користувача, який створює документ;
- реквізит "Підрозділ" призначений для відбору співробітників по підрозділу, в якому вони числяться, при заповненні відомості.
- реквізит "Месяц начисления" - вказати місяць, за який формується відомість;
- реквізит "Вид виплати" - визначає, з якого саме виду виплат, буде проводитися заповнення документа.
Документ заповнюється в "ручному режимі" або автоматично. Для автоматичного заповнення існує кнопка "Встановити / За характером виплати", при натисканні на яку система заповнює всі табличні частини згідно реквізиту "Вид виплати".
Верхня таблична частина документа, заповнюється списком співробітників, за якими буде проводитися виплата зарплати. Слід звернути увагу на реквізит "виплаченої", це свого роду статус виплати. В системі визначено три статусу:
- статус "Виплачено", свідчить про те, що працівникові виплачено його заробітна плата, і при формуванні витратних платіжних документів на підставі документа "Зарплата до виплати організацій" підтягнуться суми тільки з цим статусом;
- статус «Не виплачено" показує, що по працівнику не буде проводитися виплата зарплати, відповідно сума по цьому працівникові в витратні платіжні документи не підтягнеться;
- статус "задепонована" вказує, що виплата по співробітнику є депонованої. Ця сума теж не підтягнеться в витратні платіжні документи.
Депонованої заробітної платою є готівкові кошти, які підприємство або підприємці отримують для виплат, пов'язаних з оплатою праці, а також є не виплаченими в поставлений термін окремо взятим фізичним особам.
Реквізит "Спосіб виплати" визначає, яким саме способом буде виплачуватися заробітна плата. Автоматично система вказує спосіб виплати "Через касу", для того, щоб змінити виплату для співробітника необхідно створити документ "Введення відомостей про банківські картки працівників". Документ розташований в розділі "Документи / Розрахунок зарплати організацій / Введення відомостей про банківські картки працівників".
У нижній табличній частині документа "Зарплата до виплати організацій" розташовані дві вкладки:
- вкладка "Параметри оплати", в ній вказуються всі суми нарахувань, які потрібно виплатити працівникові.
- вкладка "ПДФО", в ній вказані суми податків з ПДФО і військовому збору.
У підвалі документа можна вказати необхідний коментар до документа.
Для підготовки до виплати за внесками до фондів, також необхідно створити документ "Зарплата до виплати організацій" видом виплати "Перерахування внесків до фондів (чергова)".
У вкладці "Внески ФОП" програма автоматично розрахує суму внесків, яку потрібно перерахувати до відповідних органів оподаткування.
На підставі даних документа "Зарплата до виплати організацій" створюються видаткові платіжні документи по виплаті заробітної плати та перерахування податків.
Варто відзначити, що після проведення видаткових платіжних документів на підставі документа "Зарплата до виплати організацій", програма автоматично заборонить редагувати відомість. Щоб відредагувати документ слід скасувати проведення всіх платіжних документів, підв'язаних до відомості.
Є два способи створення платіжний документів:
- витратні документи створюються за допомогою кнопки "Додати" в журналах "Касові документи" і "Банківські розрахункові документи", в які можна перейти через розділ "Документи / Управління грошовими коштами";
- витратні документи вводяться на підставі самої ведомости "Зарплата до виплати організацій".
При виплаті через касу необхідно створити документ "Видатковий ордер" з видом операції "Виплата заробітної плати працівнику". Для виплати зарплати через банк використовується документ "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування заробітної плати". Цим же документом перераховуються податки з ПДФО, військовому збору і внески ФОП з видом операції "Перерахування податку".
Обробка "Формування платіжних документів по внесках до фондів".
Для зручності в система існує обробка "Формування платіжних документів по внесках до фондів", за допомогою якої можна автоматично сформувати платіжні документи по податку із заробітної плати. Перед початком роботи з обробкою, необхідно налаштувати параметри заповнення платіжних документів в регістрі відомостей "Параметри платіжних документів по внесках до фондів". Щоб відкрити реєстр, необхідно перейти в розділ "Документи / Розрахунок зарплати організацій / Параметри платіжних документів по внесках до фондів". У самому регістрі необхідно вказати статтю податкової декларації, рахунок обліку, контрагента і рахунок на який буде перераховуватися сума податку.
Обробку можна відкрити з документа "Зарплата до виплати організації", натиснувши на кнопку "Перейти" або через підрозділ "Розрахунок зарплати організацій".
При відкритті обробка автоматично підтягне дані з РС "Параметри платіжних документів по внесках до фондів".
У шапці обробки розташовані реквізити "Організація", по якій буде проведена виплата і "Дата платежу", якій будуть створені документи. У табличній частині "Платіжні документи" розташовані дані для створення нового платіжного документа. При натисканні кнопки "Створити" програма створить документ "Платіжне доручення вихідне" з видом операції "Перерахування податків". У створені документи можна зайти прямо з обробки та перевірити правильність заповнення. Якщо всі дані перенесені правильно документ можна провести, за допомогою кнопки "Провести".
У табличній частині "Документи нарахування" можна додати новий документ, наприклад, коли суми з податку ПДФО і внесками ФОП в різних відомостях.
Звіти по заробітній платі.
Перевірити всі розрахунки з виплати та нарахування заробітної плати працівникам можна за допомогою звітів, які розташовані в розділі "Звіти / Розрахунок зарплати":
- звіт "Аналіз нарахувань працівникам організацій";
- звіт "Розрахункові листки організацій";
- звіт "Розрахункові відомості організацій";
- звіт "Звід нарахувань по організації";
- звіт "Звід відрахувань до фондів".
Також за допомогою звіту "Оборотно - сальдова відомість за рахунком".
Кінцеве сальдо, яке дорівнює нулю, говорить про те, що у підприємства по працівнику немає заборгованості по заробітній платі.
Матеріал наданий компанією 1С - Раруc Дніпропетровськ
<
