Вибір системи електронного документообігу - що слід врахувати?

1. вибір СЕД Введення системи електронного документообігу ( СЕД ) В компанії визначається рівнем...
2. Рівень 1. Початковий (спонтанний)
3. Рівень 2. Повторюваний
4. Рівень 3. Певний.
5. Рівень 4. Керований і вимірний.
6. Рівень 5. Оптимізований
7. СЕД для організації рівня "0"
8. СЕД для організації з рівнем зрілості "1-2"
9. Важливі технічні характеристики СЕД:
10. СЕД для організації рівня зрілості "3-4"
11. СЕД, наприклад, повинна:
12. Вибір СЕД для організації рівня зрілості "5"
13. Існуючі варіанти СЕД

вибір СЕД

Введення системи електронного документообігу ( СЕД ) В компанії визначається рівнем зрілості документообігу останньої і її готовністю до організації електронного документообігу. Також варто врахувати цілі впровадження системи і ресурси (грошові, тимчасові, людські), якими володіє замовник.

Для початку варто визначитися з рівнем зрілості компанії в сенсі організації електронного документообігу.

Рівень 0. Неіснуючий

Компанія не бачить необхідність організації роботи з документами, а, отже, немає розуміння важливості впровадження СЕД. Немає досвіду і кваліфікації у персоналу.

Рівень 1. Початковий (спонтанний)

Визнається необхідність СЕД, але немає чіткого плану дій, здійснюються окремі спонтанні і непослідовні дії, питання роботи з документами обговорюються в службі документообігу, а не керівництвом, тому керівництво хоч і знайоме з СЕД, але немає конкретних планів його впровадження, в компанії тільки паперовий документообіг .

Рівень 2. Повторюваний

Керівництво розуміє необхідність вдосконалення роботи з документами, але робота ведеться без чіткого плану дій із залученням бізнес-фахівців. Звідси: загальна поінформованість про СЕД, але все обмежена електронною поштою, вирішення питань орієнтоване на короткострокові цілі.

Рівень 3. Певний.

Наявність офіційних документів і відповідальних осіб за розробку плану впровадження СЕД, тому впровадження системи електронного документообігу проходить за розробленим планом.

Рівень 4. Керований і вимірний.

Управління документами - стандартний процес, збої в роботі якого будуть помітні керівництву, відповідальність за процес визначена на найвищому рівні, забезпечується моніторинг і оцінка ефективності. Звідси: процес роботи з документами враховує зміни вимог бізнесу і орієнтується на досягнення стратегічних цілей.

Рівень 5. Оптимізований

Ефективно працює СЕД, робота з документами оптимальна, забезпечена ефективність бізнес-процесів. Тому електронний документообіг впроваджується послідовно, його важливість не ставиться під сумнів, персонал володіє достатньою кваліфікацією для роботи з СЕД, до того ж система інтегрована з іншими інформаційними системами.

СЕД для організації рівня "0"

В принципі, для невеликих масштабів діяльності цілком достатньо принципу "начальник сказав - зробили".

Але при розширенні діяльності керівнику доводиться формалізувати хоча б частину процесів (наприклад, реєструвати "вхідні-вихідні", щоб можна було простежити історію питання, збирати візи на договору, щоб зрозуміти, хто за що відповідає). Але поки компанія знаходиться на такому рівні зрілості документообігу, впроваджувати СЕД їй рано.

Першочерговим завданням для таких компаній є організація документообігу, формалізація бізнес-процесів роботи з документами. Ці документи можуть бути як паперовими, так і електронними.

Чи варто відразу впровадити СЕД? "Відразу" не вийде. Проблема в тому, що співробітникам необхідно придбати дуже важливу звичку - документувати свою діяльність. Придбання цієї навички на кшталт вивчення іноземних мов - звичка виникає при багаторазовому повторенні одного і того ж. А поки співробітники будуть звикати, придбана СЕД буде морально застарівати, витрачені кошти не окупатися. І потім, коли співробітники будуть готові працювати в СЕД, зрозуміють свої вимоги до неї, обрана раніше система не підійде.

Пам'ятайте: перш за все необхідно формалізувати бізнес процеси , А потім автоматизувати їх.

СЕД для організації з рівнем зрілості "1-2"

У подібній організації рекомендується впроваджувати електронний документообіг для автоматизації одного-двох найбільш важливих процесів роботи з документами на обмеженій кількості робочих місць.

Необхідно визначитися з типом СЕД в залежності від характеристик процесів, важливих для організації.

Наприклад, процеси зберігання і оперативного пошуку вимагають систему типу "електронний архів". Якщо важлива швидкість бізнес-процесів, то система повинна бути з функціоналом "workflow". Якщо ж головна мета забезпечення класичного адміністративного документообігу, то вибирається СЕД з необхідним функціоналом. Варто при цьому врахувати і плани на майбутнє: необхідно, щоб СЕД змогла подужати весь обсяг документації і додаткових користувачів, іншими словами, щоб було достатньо резервів для її розвитку.

Важливі технічні характеристики СЕД:

• максимум документів, з якими зможе працювати система;
• максимум користувачів, з якими зможе працювати СЕД.

При розглянутому рівні готовності компанії до організації електронного документообігу можна говорити про два підходи до визначення необхідного функціоналу СЕД:

1. Визначити бізнес-процес, який буде автоматизовано СЕД. Список необхідних дій по роботі з документами - це і є перелік вимог до СЕД.

Наприклад, працюючи з договорами, система повинна мати в реєстраційній картці список необхідних реквізитів, зберігати електронний образ договору, вміти передавати його по заздалегідь створеному маршруту узгодження і т.д.

2. Створити список того, що може робити СЕД (на подобу "меню").

Кожен користувач вибирає необхідний йому функціонал з існуючих можливостей. З цією метою був розроблений міжнародний стандарт MoReq, перекладений кілька років тому на російську мову. Але тут є деякі складності. аналіз даного стандарту російськими експертами показав, що є різниця в тому, що вважати обов'язковими функціями СЕД, а що - бажаними. Наприклад, функція контролю виконання для російських експертів повинна бути обов'язковою, а для європейських - тільки бажаною.

СЕД для організації рівня зрілості "3-4"

Даний рівень характеризується тим, що співробітники компанії вже можуть чітко сформулювати свої вимоги до системи і вибрати СЕД необхідної функціональності.

СЕД, наприклад, повинна:

• підвищити виконавську дисципліну;
• знизити ризики втрати документів;
• підвищити швидкість процесів роботи з документами, як, наприклад, скорочення термінів узгодження договорів;
• забезпечити доступ до документів великого числа користувачів при схоронності документів і позбавленні користувачів від роботи з масою копій;
• забезпечити зручну систему зберігання документів, легкість їх пошуку, створення тематичних розділів за різними критеріями;
• збільшити продуктивність роботи співробітників.

Якщо функціонал чітко визначено, вибрано два-три варіанти, то тут необхідно зробити співвідношення "ціна-функціональність".

Важливо! Порівнювати потрібно не просто вартість СЕД, а сукупну вартість володіння - вартість всього проекту організації електронного документообігу.

Вибір СЕД для організації рівня зрілості "5"

Організації 5-го рівня самі можуть диктувати умови організації електронного документообігу та вимагати реалізації в СЕД навіть тих моментів, які відсутні в типових версіях. Тобто в даному випадку йде настройка системи "під себе".

Існуючі варіанти СЕД

Групи СЕД за типом виконуваних функцій:

• електронний архів (зберігання документів і забезпечення їх зручного пошуку);
• workflow-системи (системи, орієнтовані на управління маршрутами руху документів);
• організація управлінського документообігу;
• організація спеціалізованих видів документообігу (кадрового, фінансового, конструкторського, матеріально-технічного та ін.);
• системи для забезпечення роботи в територіально-розподілених організаціях.

Сукупна вартість володіння СЕД має на увазі:

• вартість базового ПО;
• вартість додаткових серверів, робочих станцій, їх монтаж;
• вартість організації каналів зв'язку;
• вартість навчання технічного персоналу;
• зарплату технічних фахівців, що забезпечують працездатність СЕД;
• вартість навчання користувачів ( дистанційний курс навчання різко знижує витрати навчання);
• вартість доопрацювання або настройки ПО;
• оплату годин, що включають доопрацювання або настройку СЕД (або ж це латка фахівця, що виконує дану роботу);
• вартість робіт по впровадженню самої системи.

Тут необхідно провести порівняльний аналіз різних систем. У будь-якому випадку, наявність будь-якої СЕД полегшує і організовує роботу організації.

Залиште свій коментар!

Додати коментар