Види службових документів в діяльності співробітників органів внутрішніх справ

1. Класифікація службових документів
2. Загальні правила складання документів
3. Реквізити офіційних документів
4. Розгляд звернень громадян
5. Окремі організаційно розпорядчі документи ОВС

До змісту

Діяльність співробітників ОВС по складанню, оформленню, виготовленню службових документів називається документування.

Розглядаючи значення документів в управлінській (внутрішньоорганізаційні) діяльності ОВС, можна сказати, що вони є формою реалізації всіх функцій процесу управління. Наприклад, планування зовні виражено в складеному плані роботи органу для підрозділу. Здійснення такої функції процесу управління, як контроль, закінчується зазвичай складанням акту і довідки про перевірку, звіту про виконану роботу і т.д. Тим часом, розгляд документа як форми реалізації функцій процесу управління не означає, що у всіх випадках реалізація кожної функції повинна супроводжуватися складанням документів. Документ це лише одна з форм реалізації управлінської діяльності. Правильно організоване управління повинно обмежуватися необхідним мінімумом документів.

Документи, що складаються в ОВС, будучи одним із засобів зв'язку ОВС між собою, з іншими органами, організаціями і громадянами, виконують також комунікативну функцію. Так, за допомогою службових листів співробітники ОВС запитують з інших органів і організацій, необхідну інформацію, направляє їм пропозиції щодо усунення умов, що сприяють вчиненню правопорушень, повідомляють громадянам про рішення, прийняті за їхніми заявами і т.д.

Юридичне значення документів, що складаються в ОВС, полягає в тому, що вони є засобом офіційного посвідчення і юридичного докази дій, подій, станів, що мають юридичне значення. Наприклад, складений працівником міліції протокол про адміністративне правопорушення фіксує має доказове значення інформацію про обставини проступку, про особу правопорушника. Видане громадянину дозвіл на придбання зброї є єдиним офіційним посвідченням наявності у цієї особи відповідного права. Довідка про результати перевірки роботи ОВС, підрозділи або його окремого співробітника служить офіційним посвідченням стану роботи.

Класифікація службових документів

Залежно від того, при здійсненні якого з напрямків діяльності ОВС, створюються документи, які поділяються на такі види:

• управлінські (організаційно-розпорядчі);
• оперативно-розшукові;
• кримінально-процесуальні;
• адміністративно-процесуальні.

Керуючі (організаційно-розпорядчі) документи створюються в процесі внутрішньоорганізаційної діяльності ОВС. Залежно від призначення вони, в свою чергу, поділяються: на розпорядчі, звітні та документи загального характеру.

Розпорядчі документи - письмові правові акти управління (накази, інструкції, вказівки, плани та інші).

Звітні документи містять інформацію про виконання завдань, доручень, запланованих заходів (звіт про роботу, рапорт або доповідна записка, довідка та інші). Група документів загального характеру включає різноманітні документи з різних питань діяльності органу, підрозділу (акт, протокол, службовий лист, телеграма і інші).

Оперативно-розшукові документи відображають оперативно-розшукову діяльність ОВС. Порядок оформлення таких документів і правила роботи з ними встановлюються відомчими нормативними актами МВС РФ.

Кримінально-процесуальні відображають дії, здійснювані з розслідування кримінальних справ (протоколи слідчих дій, постанови і т.д.). Вимоги до їх змісту та оформлення визначені кримінально-процесуальним законодавством.

Адміністративно-процесуальні документи (протоколи про адміністративні правопорушення, постанови у справах про АПН, акти обстеження об'єктів дозвільної системи тощо) відображають адміністративну діяльність ОВС по охороні громадського порядку і забезпечення громадської безпеки. Вимоги до змісту та реквізитами значної їх частини визначені адміністративно-процесуальним законодавством, а також відомчими нормативними актами МВС РФ.

Залежно від місця виникнення і напрямки руху всі документи поділяються на: вихідні, вхідні та внутрішні.

Вихідні - це документи, що відправляються ОВС, на адресу інших органів, організацій і громадян.

Вхідні - це документи, що надходять в ОВС з інших органів (організацій, установ) або від громадян.

Внутрішні - документи, створені в ОВС і не підлягають відправці.

За кількістю розкритих в документах питань виділяють прості і складні.

Простий - документ, складений з одного питання.

Складний документ, в якому міститься інформація по двом або більшій кількості питань.

За участі зацікавлених осіб у складанні та підписанні документів розрізняють: односторонні і двосторонні (багатосторонні). Односторонні документи складаються на ім'я однієї особи (одного боку органу або посадової особи). Рапорт, довідка, постанова про порушення кримінальної справи, про накладення адміністративного стягнення, наказ про призначення працівника на посаду і більшість інших документів, що складаються в органах внутрішніх справ, є односторонніми.

Залежно від ступеня секретності міститься в документі інформації документи поділяються на: документи особливої важливості, цілком таємні, для службового користування і несекретні (відкриті документи). Порядок роботи з документами, що містять відомості, які підлягають засекречування (особливої ​​важливості, цілком таємними, секретними) і не підлягають відкритому опублікуванню (для службового користування), визначається спеціальними нормативними актами.

Крім названих, існують і інші підходи до класифікації документів: за термінами зберігання, з техніки нанесення інформації (рукописні та машинописні, фотодокументи) і інші.

1) офіційний документ - це документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений в установленому порядку;

2) оригінал офіційного документа - це перший або єдиний примірник офіційного документа;

3) оригінал документа - це документ, відомості про час і місце створення якого і про його автора, що містяться в самому документі або виявлені будь-яким шляхом відповідають дійсності;

4) копія документа - це документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частини їх.

Розрізняють такі види копій;

• факсимільну копію - це копія документа, що відображає всі без винятку особливості оригіналу (фотокопія, ксерокопія);
• вільна копія - містить всю інформацію документа-оригіналу, але без графічного відповідності останньому. Вільна копія відтворює лише зміст оригіналу, але не його форму;
• виписка - це копія, яка містить повне відтворення частини документа і завірена в установленому порядку (наприклад, виписка з протоколу оперативної наради);
• дублікат - це копія, створювана замість втраченого або пошкодженого оригіналу і має юридичну силу оригіналу. За змістом і за формою дублікат не відрізняється від документа оригіналу. На таких копіях робиться позначка - дублікат;
• відпустку - застарілий, хоча ще і вживаний термін для позначення копій вихідного документа, який виходить одночасно з виготовленням оригіналу (під копіювальний папір). Відпустка містить всі реквізити першотвору, за винятком входять до складу бланка, на якому виконується документ - оригінал.

Загальні правила складання документів

Оформлення документів в органах внутрішніх справ має здійснюватися з дотриманням наступних правил:

1) Забезпечення юридичної сили документа. Документ не повинен суперечити законодавчим і іншим нормативним правовим актам Російської Федерації і нормативних правових актів МВС Росії. Їх дотримання забезпечує юридичну силу документа, тобто засновану на законі безперечність, авторитетність, достовірність які у документі вимог, а, отже, обов'язковість документа для певної категорії осіб. Юридичну силу має документ, що виходить від повноважного суб'єкта і прийнятий в межах його компетенції. Так, постанова про накладення адміністративного стягнення, винесене з урахуванням обставин правопорушення, з дотриманням встановленої законом форми, має юридичну силу за умови, що воно виходить від посадової особи, що має відповідні адміністративно-юрисдикційні повноваження для видання подібного роду документів. Крім того, юридична сила документа забезпечується дотримання встановленого порядку його підготовки, прийняття та затвердження. Наприклад, акт про знищення деякої документації ОВС повинен бути підготовлений спеціально призначеної експертною комісією, підписаний її членами, керівником ОВС та затверджений начальником вищестоящого органу.

Недотримання цих правил веде до визнання такого документа недійсним. Крім правил, дотримання яких забезпечує юридичну силу документів, до даної групи слід віднести правила, що забезпечують їх правову культуру. Вони стосуються правильного, з юридичної точки зору, вживання в документах різних термінів. Не завжди правильно вживається при складанні документів такі чисто юридичні терміни, як «доставлення», «затримання», «арешт», «обшук», «огляд», та інші. Кожен з цих термінів означає строго визначений законом адміністративно-процесуальне або кримінально-процесуальна дія. Вживання цих термінів має відповідати юридичному характері саме тих процесуальних дій, які фіксуються в документах.

Вимоги правової культури документів передбачає, що при їх складанні у ряді випадків потрібно посилатися на нормативний акт відповідно, з яким вони складені. Виконання цього правила не тільки відображає рівень правової культури документа, але і забезпечує на стадії його підготовки перевірку відповідності складається документа закону, а на стадії виконання документа формує у виконавця більш відповідальне ставлення до виконання містяться в ньому пропозицій.

2) Правила інформаційної культури документів передбачає, що документ повинен бути гранично коротким і інформаційно ємним, тобто при мінімумі тексту в документі має міститися максимум інформації.

Документ повинен викладатися ясним, переконливим, зрозумілим для адресата - мовою офіційно-ділового стилю. Для такого стилю характерний прямий порядок слів у реченні. Підлягає має стояти ближче до початку пропозиції, присудок можливо ближче до підлягає. Не рекомендується побудова фраз із застосуванням великої кількості складнопідрядних речень. Довгі і складні речення заміняються декількома простими. Для цього стилю характерна заміна займенників іменником. Вживання в документах метафор, епітетів, термінів і виразів, що допускають двозначне тлумачення інформації, документально-діловий стиль не допускає. Так, діловий стиль характеризується досить широким вживанням від дієслівних іменників, наприклад, роз'яснення, затримання, змагання та інші. Однак їх надмірне вживання з іншими дієсловами лише засмічує письмову мову, подовжує пропозиції, роблячи документи громіздкими і мало інформаційними. Наприклад, не слід писати: «провести затримання», «зробити впровадження», «звертатися з проханням», якщо можна написати «затримати», «впровадити», «запитати».

В процесі багаторічної управлінської практики ОВС складаються стійкі словесні звороти, що використовуються для опису тих чи інших подій, дій. Тому використовувані в даний час в ОВС деякі словесні звороти, містять архаїзми та канцеляризми, які повинні бути виключені з ужитку ділового мовлення. До них відносяться застарілі слова і словосполучення (довірчий, невідкладно, належить, оповіщаю).

3) Вимоги оперативності виготовлення, оформлення та обробки документів. При складанні документів слід враховувати, що після виготовлення вони, як правило, реєструються, відправляються, за місцем їх отримання обробляються і проходять інші стадії документообігу. Час проходження цих стадій, витрати зусиль на виготовлення і обробку документів багато в чому залежать від дотримання певних правил укладачами документів.

Вони повинні враховувати, що з складеними ними документами працюватимуть багато співробітників, (друкарка, секретар та інші). Причому кожному з них потрібна різна інформація, що міститься в документі. Так, секретарю ОВС, що відправляє документ, необхідна інформація про те, куди адресовано документ, про що він складений, хто є його виконавцем.

Секретарю органу, який отримав документ, важливо знати, який надійшов документ, його короткий зміст, щоб правильно визначити напрямок його подальшого руху. Керівнику ОВС необхідно знати найменування і характер питань, освітлюваних в документі, від кого він надійшов і лише безпосередньому виконавцю потрібно вся містить в документі інформація. Кожен документ містить оперативну статистичну інформацію. Оперативна інформація відображає зміст документа і поміщається в його текстуальної частини. Вона адресована, насамперед, конкретній посадовій особі виконавця документа. Статистична інформація - це відомості про найменування документа, адресата, місце і час його складання і інші відомості, адресовані, головним чином, працівникам діловодних підрозділів. Це інформація міститься в реквізитах документа. Крім перерахованих вище вимог документи, що складаються в ОВС, повинні відповідати вимогам нормативних правових актів і не містити помарок і виправлень.

4. Можливість обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Документування інформації в органах внутрішніх справ Російської Федерації здійснюється з використанням технічних засобів, в тому числі засобів обчислювальної техніки.

Окремі документи внутрішнього обігу допускається писати від руки (рапорт, заява, пояснення).

При оформленні документів рекомендується застосовувати текстовий редактор Microsoft Word версії 2003 і вище або інший, сумісний з ним, з використанням шрифтів Times New Roman (Times New Roman Cyr) розміром 13-15 через 1 - 1,5 міжрядкових інтервалу. Шрифт в документі повинен бути єдиним за розміром. Для виділення частини тексту документа, його найменування можуть використовуватися напівжирний шрифт, курсив, підкреслення або зсув щодо кордонів основного тексту.

Таким чином, при підготовці документів необхідно керуватися такими основними вимогами:

• документ не повинен суперечити законодавчим і іншим нормативним правовим актам Російської Федерації і нормативних правових актів МВС Росії, оформлятися з облік
• документ повинен бути написаний офіційно-діловим стилем.
• виклад змісту документа повинно бути логічним, коротким і точним, що виключає неоднозначне тлумачення.
• застосовувані терміни повинні відповідати термінології, використовуваної в законодавчих та інших нормативних правових актах Російської Федерації і нормативних правових актах МВС Росії, і вживатися в одному і тому ж значенні.
• документ повинен ґрунтуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.
• документ не повинен дублювати положення раніше виданих нормативних правових актів.
• документ повинен бути оформлений відповідно до існуючих державних стандартів та вимог цієї Інструкції, мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів з дотриманням порядку їх розташування.
• в документі не повинно бути помарок і виправлень.

Реквізити офіційних документів

Реквізити документа - узагальнена назва елементів оформлення документа , Виконаних поліграфічними способами або на знакодрукуючих пристроях; рукописних записів, підписів, відбитків печаток і штампів та ін, які надають документу юридичне значення.

Відповідно до наказу МВС РФ № 615 від 20.06.2012 «Про затвердження Інструкції з діловодства в органах внутрішніх справ РФ» і ГОСТ Р 6.30-2003 при підготовці і оформленні документів в органах внутрішніх справ використовуються наступні реквізити:

01 - Державний герб Російської Федерації;

02 - герб суб'єкта Російської Федерації (ГОСТ Р 6.30-2003);

03 - геральдичний знак - емблема органів внутрішніх справ Російської Федерації і внутрішніх військ Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації;

04 - код організації;

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);

07 - код форми документа;

08 - найменування організації (ОВС);

09 - довідкові дані про організацію (про ОВС);

10 - вид документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний номер документа;

13 - посилання на вихідний номер і дату документа;

14 - місце складання або видання документа;

15 - адресат;

16 - гриф обмеження доступу до документа;

17 - вказівки по виконанню документа;

18 - найменування або анотація до документа;

19 - відмітка про контроль;

20 - текст документа;

21 - відмітка про контроль;

22 - підпис;

23 - гриф узгодження документа;

24 - візи узгодження документа;

25 - відбиток печатки;

26 - відмітка про засвідчення копії;

27 - позначка про виконавця;

28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

29 - відмітка про надходження документа в електронній формі

30 - ідентифікатор електронної копії документа.

31 - гриф обмеження доступу до документа.

Розгляд звернень громадян

Звернення громадянина - спрямовані в підрозділ системи МВС Росії в письмовій формі або у формі електронного документа пропозицію, заяву або скаргу, а також усне звернення громадянина.

Звернення громадян до органів внутрішніх справ можна класифікувати наступним чином:

А) за змістом:

• пропозиція - рекомендація громадянина щодо вдосконалення законів та інших нормативних правових актів, діяльності системи МВС Росії, з розвитку суспільних відносин.
• заяву - прохання громадянина про сприяння в реалізації його конституційних прав і свобод або конституційних прав і свобод інших осіб, або повідомлення про порушення законів та інших нормативних правових актів, недоліки в роботі державних органів, органів місцевого самоврядування та посадових осіб, або критика діяльності зазначених органів і посадових осіб.
• скарга - прохання громадянина про відновлення або захист його порушених прав, свобод чи законних інтересів або прав, свобод чи законних інтересів інших осіб.

Б) за формою звернення:

• письмові;
• Усні;
• звернення у формі електронних повідомлень.

В) за особливостями розгляду звернення діляться на:

• колективне звернення - спільне звернення двох і більше громадян за загальним для них питання, в тому числі звернення членів однієї сім'ї, звернення від імені трудових колективів, звернення, прийняті на публічному заході і підписані учасниками заходу або уповноваженою ними особою;
• аналогічне звернення - друге (і наступні) звернення по одному і тому ж питанню за умови, що термін розгляду першого звернення не закінчився, в тому числі копія або дублікат, що надійшли з іншого державного органу або органу місцевого самоврядування;
• анонімні звернення, тобто письмові звернення або Інтернет-звернення, в яких не зазначено прізвище автора та поштову адресу, за якою має бути спрямований відповідь;
• звернення, некоректні за змістом, за викладом і за формою - тобто в яких містяться нецензурні або образливі вирази, позбавлені логіки та здорового глузду, неясного і незрозумілого змісту, а також звернення, текст якого не піддається прочитанню або написаний на клаптиках паперу, плакатах та інших предметах;
• повторне звернення - звернення, яке надійшло від одного і того ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подачі першого звернення минув встановлений законодавством термін розгляду або громадянин не згодний з прийнятим за його зверненням рішенням. Не вважаються повторними звернення одного і того ж громадянина з різних питань.
• неодноразове - звернення громадянина, що містить питання, на який йому не менше двох разів давалися письмові аргументовані відповіді на раніше надіслані звернення, за умови, що зазначене звернення і раніше направляються звернення направлялися в один і той же орган внутрішніх справ або одного й того ж посадовій особі ;
• типове - звернення одного і того ж змісту, яке надійшло від різних громадян.

Письмове звернення в обов'язковому порядку повинно містити:

• найменування органу внутрішніх справ, до якого направляється звернення, або прізвище, ім'я, по батькові (останнє - при наявності) посадової особи органу внутрішніх справ, або його посаду;
• прізвище, ім'я, по батькові (останнє - при наявності) громадянина;
• поштову адресу для направлення відповіді або повідомлення про переадресації звернення.
• особистий підпис і дату.

Інтернет-звернення в обов'язковому порядку повинно містити:

• прізвище, ім'я, по батькові (останнє - при наявності) громадянина.
• адреса електронної пошти, якщо відповідь або повідомлення повинні бути спрямовані в формі електронного документа, або поштову адресу, якщо відповідь або повідомлення повинні бути спрямовані в письмовій формі.

До письмового та інтернет-зверненням громадянин має право додати необхідні документи і матеріали або їх копії в електронній формі або направити зазначені документи і матеріали або їх копії в письмовій формі.

У письмовому зверненні і інтернет-зверненні слід викласти суть звернення, прохання, причини незгоди з оскаржуваним рішенням, обставини, на підставі яких громадянин вважає, що порушено її права, свободи і законні інтереси, створені перешкоди в їх реалізації або незаконно покладено якась обов'язок , а також інші відомості, що мають значення для розгляду звернення.

Відсутність зазначених відомостей, за винятком відсутності в письмовому зверненні, а також в інтернет-зверненні прізвища громадянина або поштового або електронного адреси для передачі відповіді, не є підставою для залишення звернення без відповіді. У разі відсутності в зверненні прізвища громадянина, поштового або електронного адреси воно визнається анонімним.

Алгоритм організації роботи з розгляду звернень в системі МВС Росії включає в себе наступні етапи:

• прийом і первинну обробку звернень;
• реєстрацію та облік звернень;
• прийняття організаційних рішень про порядок розгляду звернень;
• розгляд звернень по суті та прийняття по ним рішень;
• підготовку та направлення відповідей на звернення;
• зберігання звернень та матеріалів щодо їх розгляду;
• особистий прийом громадян;
• аналіз розгляду звернень;
• контроль за розглядом звернень.

Окремі організаційно розпорядчі документи ОВС

Наказ - найбільш поширений правовий акт, що видається керівником органу внутрішніх справ, який діє на принципі єдиноначальності, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед органом.

Накази видаються по адміністративним, господарським і іншим управлінським питань.

Оформляються, як правило, на бланку.

За змістом і способам оформлення накази діляться:

• накази по основній діяльності;
• накази по особовому складу.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин:

• констатуюча, в якій викладаються цілі та завдання пропонуються наказом управлінських дій, пояснення необхідності видання наказу або дані про документ (автор, номер, дата і назва), виконання якого організовано виданням наказу.
• розпорядча. Починається зі слова: «У Ю» (друкується великими літерами з нового рядка). Ця частина може ділитися на пункти, які нумеруються арабськими цифрами, в них обов'язково вказуються виконавці. Окремим пунктом обмовляється контроль за виконанням наказу.

Розпорядження - розпорядчий документ, що видається керівником колегіального для одноосібного вирішення оперативних питань. Порядок складання аналогічний, як і накази.

Рішення - розпорядчий документ, що видається органами, що діють на основі колегіальних принципів управління.

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і колегіального прийняття рішень на оперативних нарадах, колегіях, які проводяться в ОВС. Протокол займає особливе місце в системі організаційно-розпорядчих документів. З одного боку це документ інформаційного характеру, тому що містить інформацію про хід обговорення будь-яких управлінських питань, а з іншого - розпорядчий, так як містить постановчу частина і може розглядатися як розпорядчий документ.

Пояснювальна записка або пояснення - документ, в якому співробітники в довільній формі друкованим або рукописним способом пояснюють причини якої-небудь дії, факту, події, в тому числі порушення службової (трудової) дисципліни, невиконання доручень і тому подібні. Підписує пояснювальну записку її упорядник.

У службових записках в довільній формі викладається оперативна довідкова та управлінська інформація, пов'язана з виконанням повноважень конкретних структурних підрозділів та посадових осіб, адресована керівництву органу внутрішніх справ або керівнику (начальнику) структурного підрозділу - головного виконавця доручення.

У доповідних записках в довільній формі дається грунтовний виклад інформації про події, факти, що склалися ситуаціях з висновками і пропозиціями укладача з метою інформування керівництва органу внутрішніх справ, його структурного підрозділу про питання, що вимагають прийняття управлінських рішень.

В аналітичних записках на основі офіційної статистики та іншої інформаційно-довідкової документації дається грунтовний виклад результатів аналізу існуючої проблеми і тенденцій її розвитку, викладаються висновки, що випливають з аналізу і розкривають причини її виникнення, а також пропозиції про прийняття доцільних заходів щодо її вирішення.

Службова, доповідна і аналітична записки оформляються на стандартних аркушах паперу формату A4 і адресуються конкретній посадовій особі.

Довідка - результат аналітичної діяльності ОВС про результати здійснення оперативно-службової діяльності, крім того, довідки за запитами громадян.

Довідка може мати заголовок до тексту, наприклад, «Про стан роботи ОВС по розгляду заяв, скарг та пропозицій громадян», реквізит «текст», реквізит «підпис». У необхідних випадках можуть бути внесені реквізити «адреси» та «друк». Довідки можуть підписуватися керівником, так і упорядником, якщо вона складена за вказівкою вищого органу.

Крім вищевказаних документів, співробітниками ОВС складаються і використовуються звіти, накази, розпорядження, телеграми, телетайпограми і інші документи, які за формою і змістом повинні відповідати вимогам, встановленим ГОСТ та іншими нормативно-правовими актами РФ.

до змісту