Порядок проведення внутрішніх перевірок

Державна система стандартизації (ГСС). У даній організації було розроблено 7 документованих процедур і процедура "Внутрішні перевірки" отримала порядковий номер Д 00.07. Автором документа є начальник відділу контролю якості .

1. ПРИЗНАЧЕННЯ І ОБЛАСТЬ ДІЇ

1.1 Дана задокументована методика системи менеджменту якості розроблена відповідно до вимог розділу 8.2.2 ISO 9001: 2000 і регламентує порядок проведення внутрішніх аудитів в підрозділах організації.

1.2 Вимоги цієї Д 00.07 поширюються на всі підрозділи підприємства.

2. Нормативні посилання.

При розробці даної документованої процедури використані наступні нормативні документи:

• ISO 9000: 2000 Системи менеджменту якості - Основні принципи і словник.
• ISO 9001: 2000 Системи менеджменту якості - Вимоги.
• ДСТУ ISO 10011-1-93 Настанови щодо перевірки систем якості. Частина 1. Перевірка.
• ДСТУ ISO 10011-2-93 Настанови щодо перевірки систем якості. Частина 2. Кваліфікаційні вимоги до експертів-аудиторів.
• ДСТУ ISO 10011-3-93 Настанови щодо перевірки систем якості. Частина 3. Управління програмами перевірок.
• РК 00.00 Керівництво за якістю організації.
• Д 00.03 Порядок управління записами по якості.
• Д 00.04 Порядок розробки і впровадження коригувальних дій.

3. ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ, Позначення і скорочення

3.1 У даній документованої процедурою використовуються терміни та їх визначення з ISO 9000: 2000:

Аудит (перевірка) - систематичний, незалежний і задокументований процес отримання доказів аудиту (перевірки) і об'єктивного їх оцінювання з метою визначення ступеня виконання критеріїв аудиту (перевірки).

Примітка: Внутрішні аудити (перевірки), іноді звані аудити (перевірки) першою стороною, проводяться зазвичай самою організацією, або від її імені, для внутрішніх цілей і можуть служити основою для декларування відповідності.

До зовнішніх аудитів (перевірки) належать ті, зазвичай звані "аудити (перевірки) другою стороною» або «аудити (перевірки) третьою стороною".

Аудити (перевірки) другою стороною проводяться сторонами, зацікавленими а діяльності організації, наприклад споживачами або іншими особами за їхнім дорученням.

Аудити (перевірки) третьою стороною проводяться зовнішніми незалежними організаціями. Ці організації здійснюють сертифікацію чи реєстрацію на відповідність вимогам, наприклад, вимогам ISO 9001 та ISO 14001.

Програма аудиту (перевірки) - сукупність одного або декількох аудитів (перевірок), запланованих на конкретний період часу і спрямованих на досягнення конкретної мети.

Критерії аудиту (перевірки) - сукупність політики, процедур або вимог, які застосовуються у вигляді посилань.

Доказ аудиту (перевірки) - записи, виклади фактів чи інша інформація, пов'язана з критеріями аудиту (перевірки) і яка може бути перевірена.

Примітка: Доказ аудиту (перевірки) може бути якісним або кількісним.

Дані аудиту (перевірки) - результат оцінки доказ аудиту (перевірки) в залежності від критеріїв аудиту (перевірки).

Примітка: Спостереження аудиту (перевірки) можуть вказувати на відповідність чи невідповідність критеріям аудиту (перевірки) або на можливості поліпшення.

Висновок за результатами аудиту (перевірки) - вихідні дані аудиту, надані групою з аудиту (перевірки) після розгляду цілей аудиту та всіх даних аудиту.

Замовник аудиту (перевірки) - організація або особа, що замовили аудит (перевірку).

Перевіряється організація - організація, що піддається аудиту (перевірки).

Аудитор (експерт з сертифікації систем якості) - особа, яка має компетентність для проведення аудиту (перевірки).

Група з аудиту (перевірки) - один або кілька аудиторів (експертів по сертифікації систем якості), які проводять аудит (перевірку).

Примітка 1. Один з аудиторів в групі з аудиту (перевірки), як правило, призначається керівником групи з аудиту (головним експертом-аудитором).

Примітка 2. Група з аудиту може включати аудиторів-стажистів і, у разі необхідності, технічних експертів.

Примітка 3. У роботі групи можуть брати участь спостерігачі без повноважень членів групи з аудиту.

Технічний експерт - особа, що володіє спеціальними знаннями чи досвідом стосовно об'єкту, аудит якої

Примітка 1. Спеціальні знання чи досвід включають знання чи досвід стосовно організації, процесу або діяльності, що піддають аудиту, а також знання мови та культури країни, де проводиться аудит.

Примітка 2. Технічний експерт не має повноважень аудитора (експерта з сертифікації систем якості) в групі з аудиту (перевірки).

Компетентність - виражена здатність застосовувати свої знання і вміння

Продукція - результат процесу.

Невідповідну продукцію - продукція, яка не задовольняє вимогам НД (продукція має відхилення або вироблена в умовах не відповідають нормам, зазначеним у НД).

Коригувальна дія - дія, яку виконують для усунення причини виявленої невідповідності або іншої небажаної ситуації,

Примітка 1. У невідповідності може бути кілька причин.

Примітка 2. Коригувальна дію виконують для попередження повторного виникнення події, тоді як запобіжну дію - для запобігання виникненню події.

Утилізація невідповідної продукції - дія виконують з невідповідною продукцією, яку виконують для недопущення її попередньо передбаченого використання.

Приклади: Переробка, знищення.

Складові частини процесу - До 5-ти складових частин процесу, які можна, при необхідності, розбити на більш дрібні відносяться:

Матеріали - (основні і допоміжні). Всі матеріали повинні мати супровідну документацію встановленої форми у вигляді паспорта або сертифіката. У посадові та робочі інструкції повинні бути внесені вказівки по проведенню перевірки і методи перевірки відповідності матеріалів встановленим вимогам.

Устаткування - (технологічне, контрольно-вимірювальне, пристосування, оснащення, інструменти, комп'ютери і програмне забезпечення). У посадові та робочі інструкції повинні бути внесені вимоги з перевірки придатності обладнання для виконання процесу.

Середовище - (температура, вологість, прибирання приміщень, теплоенергоносії). У посадові та робочі інструкції повинні бути внесені вимоги про перевірку відповідності середовища заданих параметрах.

Персонал - (навчені і атестовані робочі і службовці, що підкоряються господареві процесу (адміністративно або функціонально)). Для всіх видів робіт, що входять в процес повинні бути вказані фізичні вимоги і професійні вимоги.

Технологія - (документований порядок виконання робіт входять в даний процес, в тому числі короткі виписки з документації, що знаходяться на робочих місцях).

3.2 Скорочення.

НП - начальник підрозділу, в даній документованої процедурою, якщо не вказано інше, начальник підрозділу, що перевіряється.

НД - нормативна документація.

ОКК - відділ контролю якості .

СМК - система менеджменту якості.

ВП - внутрішня перевірка (внутрішній аудит системи менеджменту якості).

4. ОПИС ПРОЦЕСУ.

4.1 Загальні положення.

Внутрішні перевірки (далі - ВП) проводяться в підрозділах організації через заплановані проміжки часу, щоб установити:

а) чи відповідає система управління якістю запланованим вимогам;
б) чи ефективно діє система менеджменту якості і підтримується вона в робочому стані.

Справжнє опис порядку проведення внутрішніх перевірок регламентує порядок:

• підготовки експертів-аудиторів;
• планування внутрішніх перевірок;
• проведення внутрішніх перевірок;
• контролю за розробкою та впровадженням коригуючих дій за результатами відхилень, виявлених в ході внутрішньої перевірки.

4.2 Підготовка експертів-аудиторів.

Внутрішні перевірки проводять підготовлені та атестовані експерти-аудитори. Програмою внутрішніх перевірок та підготовкою експертів-аудиторів керує представник керівництва по системі якості. Вимоги до кваліфікації, досвіду та особистих якостей аудиторів наведені в Додатку А до цієї документованої процедурою. При проведенні внутрішньої перевірки один з експертів-аудиторів призначається головним експертом-аудитором. Функції та повноваження головного аудитора наведені в Додатку Б до цієї документованої процедурою.

План навчання експертів-аудиторів за формою Ф 00.01.04. Після закінчення навчання представник керівництва по системі якості організовує атестацію експертів-аудиторів. Протокол засідання атестаційної комісії за формою Ф 00.01.05.

4.3 Планування внутрішніх перевірок.

Річний план внутрішніх перевірок (ВП) на наступний рік складає та затверджує у генерального директора представник керівництва по системі менеджменту якості не пізніше 15 грудня поточного року за формою Ф 00.07.01 Додаток В. Кількість планових ВП процесів і підрозділів не менше 2-х на рік . Затверджений річний план представник керівництва розсилає начальникам підрозділів зазначених в плані не пізніше 20 грудня поточного року. Позапланові ВП вносяться в вільні графи з зазначенням дати і причини проведення. Порядок заповнення граф річного плану наступний.

4.4 Проведення внутрішніх перевірок.

Для проведення планової або позапланової ВП представник керівництва по системі менеджменту якості призначає групу з 2-3 атестованих експертів-аудиторів. Один з експертів-аудиторів призначається головним для проведення даної ВП. Аудитори призначаються виходячи з принципів незалежності від начальника підрозділу, що перевіряється і компетентності в області діяльності, що підлягає перевірці.

Примітка: Рекомендується, якщо це можливо, кожна наступна перевірка процесу (підрозділи) повинна проводитися тим же складом експертів-аудиторів.

Прізвища аудиторів і дату перевірки доводить до відома начальника підрозділу, що перевіряється головний експерт-аудитор по даній перевірці. Всі заперечення і зауваження начальника підрозділу, що перевіряється по організації ВП, розглядаються на нараді за участю даного начальника, головного аудитора і представника керівництва для прийняття узгодженого рішення.

При проведенні перевірки головний експерт-аудитор може розподілити обов'язки між членами групи аудиторів. При проведенні ВП повинен бути присутнім представник підрозділу, що перевіряється. Їм може бути:

• начальник підрозділу, що перевіряється;
• уповноважений з якості підрозділу;
• представник підрозділу, призначений начальником для участі в даній ВП.

Всі експерти-аудитори мають право на отримання повної і достовірної інформації про діяльність підрозділу, що перевіряється (процесу), але при цьому представнику підрозділу слід звертати увагу аудиторів на те, яка інформація є конфіденційною і не підлягає розголошенню.

В ході перевірки аудитори заповнюють лицьову сторону Протоколу внутрішньої перевірки за формою Ф 00.07.02 Додаток Г. В разі якщо в перевіряється процесі (підрозділі) вимога даного розділу не застосовується, у відповідній графі ставиться прочерк і цей розділ в підрахунок максимально можливої ​​кількості балів не входить.

Підсумкова оцінка за результатами ВП виходить розподілом отриманої кількості балів на максимально можливе по даному процесу. Результат заповнення і підрахунку підписують головний експерт-аудитор і начальник (представник) підрозділу, що перевіряється при проведенні підсумкового наради за результатами ВП. Всі спірні питання та розбіжності повинні бути зняті до підписання протоколу ВП.

Підсумкова оцінка і виявлені відхилення заносяться головним експертом-аудитором в "Звіт за результатами внутрішньої перевірки" на зворотному боці "Протоколу ..." Ф 00.07.02. Начальник перевіреного підрозділу організовує проведення аналізу відхилень, розробку і впровадження коригувальних дій за всіма відхиленнями, виявленими в ході перевірки. Коригувальні дії оформляються в 2-х примірниках за формою Ф 00.04.01 "Протокол аналізу відхилень" в порядку передбаченому Д 00.04 "Порядок розробки і впровадження коригувальних дій". В цьому випадку в число узгоджувальних підписів в Ф 00.04.01 входить підпис головного аудитора по даній перевірці і другий примірник "Протоколу аналізу відхилення" прикладається до "Звіту про внутрішню перевірку". "Звіт про внутрішню перевірку" підписують головний експерт-аудитор і начальник підрозділу, що перевіряється.

4.5 Контроль за розробкою та впровадженням коригуючих дій за результатами відхилень, виявлених в ході аудиту.

Розробку та впровадження коригувальних дій виробляє начальник підрозділу, що перевіряється, якщо в ході перевірки виявлено, що:

а) показники процесу знаходяться за межами, встановленими при плануванні процесу;
б) вимоги документації не відповідають вимогам стандарту ISO 9001: 2000 або, відповідають але не виконуються.

Головний експерт-аудитор контролює впровадження розроблених коригувальних дій щодо термінів найбільш віддаленим. У разі зривів термінів негайно доповідає представнику керівництва по системі менеджменту якості.

Після впровадження та перевірки результативності коригувальних дій начальник підрозділу повідомляє про це головному експерту-аудитору, який організовує повторну перевірку. В цьому випадку перевірці піддається тільки область виявленого і усунутого відхилення.

Допускається проведення повторної перевірки при наступній плановій перевірці на розсуд головного аудитора.

Факт усунення відхилення головний експерт-аудитор фіксує в розділі 4 "Звіту ...". і передає "Звіт ..." на ознайомлення представнику керівництва.

5. ДОКУМЕНТУВАННЯ І РЕЗЕРВНЕ.

5.1 Оригінал документованої процедури після закінчення терміну дії, анулювання або заміни зберігається у виробництві 3 роки.

5.2 До записів за якістю, що утворюється в ході роботи за цією документованої процедурою, відносяться:

1 План навчання експертів-аудиторів Ф 00.01.04 Архів ОКК 2 роки 2 Протокол засідання атестаційної комісії Ф 00.01.05 Архів ОКК 2 роки 3 Річний план проведення внутрішніх перевірок. Ф 00.07.01 Архів ОКК 2 роки 4 Протокол внутрішньої перевірки. Ф 00.07.02 Архів ОКК
Архів підрозділ.
2 роки 5 Протокол аналізу відхилення Ф 00.04.01 Архів ОКК
Архів підрозділ.
1 рік

5.3 Записи за якістю ведуться відповідно до вимог документованої процедури Д 00.03 "Порядок управління записами за якістю".

6. Порядок внесення змін.

6.1 Начальник ОКК один раз в два роки переглядає дану Д 00.07 на відповідність вимогам системи менеджменту якості.

6.2 За підсумками розгляду начальник ОКК може прийняти рішення про продовження дії Д 00.07 без змін. У цьому випадку дія процедури Д 00.07 продовжується на наступні два роки, для чого начальник ОКК робить запис в "Листі реєстрації змін" контрольного примірника: "Термін дії продовжений до ... ........... року", розписується і ставить дату. В іншому випадку начальник ОКК робить запис: "Потребує перегляду. Термін дії продовжений до ... ........... року (термін продовження в цьому випадку не повинен перевищувати 1 місяць), розписується і ставить дату. Такий запис ініціює початок перегляду даної процедури Д 00.07.

Рішення про зміну процедури Д 00.07 приймає начальник ОКК на підставі пропозицій інших підрозділів підприємства, результатів аналізу встановлених і передбачуваних невідповідностей, а також рекомендацій внутрішніх або зовнішніх аудитів.

7. РОЗСИЛКА.

№
врахованого примірника.
ПідрозділКількість копій

1 Заводоуправління
1-копія 2 Відділ маркетингу 1-копія 3 Відділ постачання 1-копія 4 Виробництво 1-копія 5 Відділ головного технолога 1-копія 6 Відділ контролю якості 1-копія 7 Відділ збуту 1-копія 8 Відділ Головного механіка 1-копія 9 Відділ Головного енергетика 1-копія 10 Відділ кадрів 1-копія

8. ДОДАТКИ

додаток А
Вимоги до кваліфікації, досвіду та особистих якостей експертів

Кваліфікація (знання):

• наявність вищої або середньої спеціальної освіти;
• знання основних нормативних документів (в т.ч. ISO 9001: 2000 та ДСТУ ISO 10011-1, -2,3);
• знання документації системи управління якістю (СУЯ) ОРГАНІЗАЦІЇ;
• знання принципів, методів і організації проведення перевірок СМЯ по ІСО 10011;
• знання статистичних методів управління якістю.

досвід:

• досвід роботи в ОРГАНІЗАЦІЇ не менше 1 року;
• вміння працювати з документами;
• участь не менше ніж у двох перевірках, що проводяться фахівцями, допущеними до роботи (протягом першого року впровадження СУЯ допускається участь в перевірках експертів без практичного досвіду перевірок).

Особисті якості:

• вміння вислуховувати співрозмовника, комунікабельність;
• об'єктивність і реалістичність;
• вміння аналітично і гнучко мислити;
• цілеспрямованість у поліпшенні якості;
• вміння усно і письмово висловлювати свої думки;
• тактовність, лояльність;
• нерозголошення конфіденційної інформації, отриманої в ході проведення ВП.

додаток Б
Функції та повноваження головного аудитора.

Функції головного аудитора:

• формування групи аудиторів і організація її роботи;
• встановлення і роз'яснення об'єкта і цілей перевірки аудиторам і керівництву підрозділу, що перевіряється;
• уявлення групи керівництву підрозділу, що перевіряється;
• керівництво експертами в ході перевірки;
• вирішення спірних питань свого рівня і уявлення невирішених спірних питань представнику керівництва;
• складання протоколу аудиту і затвердження звіту про результати аудиту;
• контроль впровадження коригувальних дій;
• перевірка ефективності коригувальних дій;
• проведення підсумкової наради;
• передача (розсилка) документів по ВП;
• зберігання та ведення документації з аудиту до здачі в архів ОКК.

Головний експерт-аудитор наділений повноваженнями:

• отримувати всю інформацію, необхідну для проведення аудиту;
• приймати рішення з питань організації проведення аудиту та оцінки його результатів;
• контролювати впровадження коригувальних дій.
• призначати додатковий аудит для перевірки ефективності коригувальних дій щодо усунення відхилень, виявлених в ході аудиту.

Додаток Г. Ф 00.07.02

Протокол внутрішньої перевірки № _____ від "__" _______ 200__р.

Аудит плановий / позаплановий через: _________________________________________________

4.2 Вимоги до документації 5 Відповідальність керівництва - - - - 5.1 Зобов'язання керівництва. 5.2 Орієнтація на замовника. 5.3 Політика в області якості. 5.4 Планування. 5.5 Відповідальність повноваження і взаємозв'язок. 5.6 Аналіз з боку керівництва 6 Управління ресурсами - - - - 6.1 Забезпечення ресурсами. 6.2 Людські ресурси. 6.3 Інфраструктура. 6.4 Виробниче середовище. 7 Проведення процесу - - - - 7.1 Планування процесу. 7.2 Проведення процесу. 7.3 Ідентифікація та простежуваність.
7.4 Збереження продукції. 7.5 Управління контрольно-вимірювальним обладнанням. 8 Вимірювання, аналіз і поліпшення. - - - - 8.1 Статистичні методи. 8.2 Моніторинг та вимірювання. 8.3 Контроль невідповідної продукції. 8.4 Аналіз даних 8.5 Покращення 8.5.2 Коригувальні дії. 8.5.3 Запобіжні дії. Разом: кількість відповідей по стовпцях Кількість балів по стовпцях Фактичне кількість балів /
/ Можливе кількість балів
/
/
Підсумкова оцінка:

Примітка:

3 бали - документація відповідає вимогам процесу і СМК і повністю виконується.
2 бали - документація відповідає вимогам процесу і СМК, але виконується в повному обсязі.
1 бал - документація в повному обсязі відповідає вимогам процесу і СМК, і не виконується.
0 балів - документація не відповідає вимогам процесу і СМК.

Головний експерт-аудитор
__________________ (_________________)
підпис (прізвище)
"_______" ___________________ 200 м

Аудитори _______________ (_______________)
________________ (_______________)

начальник _____________________________
перевіряється підрозділи
_________________ (_______________)
підпис (прізвище)
"_______" ___________________ 200 м

9. ЛИСТ РЕЄСТРАЦІЇ ЗМІН

10. Ознайомлення СПІВРОБІТНИКІВ.

© 2004 Навчальний матеріал наданий Інфопорталом Finexpert.ru
Володимир Рєпін
Підготовлено до публікації Андрієм Гаріним