* Організація кадрової роботи 
* Структура, склад 
завдання кадрової служби
* посадові інструкції співробітників підрозділи кадрів
* нормативні документи для формування документообігу відділу кадрів
* перелік необхідних кадрових документів , Види і різновиди кадрової документації
* номенклатура справ
* Угруповання документів в справи
* вимоги до оформлення кадрової документації , Надання документам юридичної сили
* Інструкція з кадрового діловодства
* Підготовка справ служби кадрів до передачі в архів організації, терміни зберігання
* відповідальність роботодавця за порушення вимог до ведення кадрової документації
Основні завдання кадрової 
роботи на підприємстві можна розподілити за напрямками. Обліково-контрольне напрямок кадрової роботи передбачає вирішення таких основних завдань:
- прийом працівників на підприємство;
- облік працівників;
- звільнення працівників;
-робота з тимчасово відсутніми працівниками підприємства (які перебувають у відпустках, відсутніх через хворобу, які вибули у відрядження і т. п.).
Планово-регулятивне напрямок кадрової роботи передбачає вирішення таких основних завдань:
-Підбір (пошук і відбір) працівників для підприємства;
-расстановка працівників підприємства;
-переміщення працівників підприємства;
-становлення на посаді і адаптація працівників.
Звітно-аналітичним напрямом кадрової роботи передбачає вирішення таких основних завдань:
-вивчення працівників;
-оцінка роботи працівників;
-аналітична робота;
-підготовка звітів.
Координаційно-інформаційний напрямок кадрової роботи передбачає вирішення таких основних завдань:
- професійна підготовка (навчання і перепідготовка) працівників;
- організація прийому працівників підприємства (у службових та особистих питань);
- робота з письмовими зверненнями працівників підприємства;
- архівна та довідкова робота.
Організаційно-методичне напрям кадрової роботи передбачає вирішення таких основних завдань:
- документування діяльності працівників підприємства;
- кадрова робота в підрозділах підприємства;
- планування кадрової роботи;
- керівництво кадровою роботою.
Всі завдання відділу кадрів визначаються специфікою роботи організації, при цьому враховуються:
- розміри організації;
- напрямок бізнесу (виробництво, торгівля, сфера надання послуг населенню);
- стратегічні цілі організації;
- стадія розвитку організації;
- чисельність персоналу;
- пріоритетні завдання роботи з персоналом.
Обов'язки та структура відділу кадрів може бути різною і залежно від виду діяльності організації.
Класичний підхід до управління персоналом одержав назву «управління кадрами» ». Все управління персоналом зосереджується у відділі кадрів і спрямоване на те, щоб забезпечити наявність потрібних людей у потрібний час в потрібних місцях і звільнення від непотрібних. Керівництво людьми являє собою самостійну функцію, здійснювану безпосередньо лінійними керівниками незалежно від кадрових служб.
До головних завдань системи управління персоналом відносять:
забезпечення організації кваліфікованими кадрами; створення необхідних умов для ефективного використання знань, навичок і досвіду працівників; вдосконалення системи оплати праці та мотивації; підвищення задоволеності працею всіх категорій персоналу; надання працівникам можливостей для розвитку, підвищення кваліфікації та професійного зростання; стимулювання творчої активності. формування і збереження сприятливого морально-психологічного клімату; вдосконалення методів оцінки персоналу; управління внутрішніми переміщеннями і кар'єрою співробітників; участь в розробці організаційної стратегії.
Принципами побудови сучасної системи управління персоналом вважаються:
• ефективність підбору і розстановки співробітників;
• справедливість оплати праці та мотивації, винагорода не тільки за індивідуальні, а й колективні досягнення;
• просування працівників відповідно до результатів праці, кваліфікацією, здібностями, особистими інтересами, потребами організації;
• швидке і ефективне вирішення особистих проблем.
Робота служб персоналу має два напрямки: тактичну і стратегічну. В рамках першого здійснюється поточна кадрова робота: аналіз стану та планування потреб в кадрах, розробка штатних розкладів, здійснення набору, оцінки та відбору персоналу; тестування; планування найближчих кадрових переміщень і звільнень, поточний облік і контроль, підготовка, перепідготовка і підвищення кваліфікації, формування резерву на висування, пропаганда організаційних цінностей і виховання персоналу в їх дусі.
Головним напрямком діяльності кадрових служб вважається формування трудових ресурсів: планування потреби в них та організація практичних заходів по набору кадрів, вирішення конфліктів, проведення соціальної політики.
Суть кадрової роботи полягає у визначенні того, що конкретно, ким, як і за допомогою чого повинно робитися на практиці в даний момент в сфері управління персоналом. Вирішення цих повсякденних завдань ґрунтується на адміністративних методах.
Стратегічний напрямок роботи служб персоналу орієнтоване на формування кадрової політики організації - системи теоретичних поглядів, ідей, вимог, практичних заходів в області роботи з персоналом, її основних форм і методів
Кадрова політика
Під кадровою політикою зазвичай розуміють систему теоретичних поглядів, ідей, вимог, принципів, що визначають основні напрямки роботи з персоналом, її форми і методи. Вона визначає генеральний напрямок і основи роботи з кадрами, загальні і специфічні вимоги до них і розробляється власниками організації, вищим керівництвом, кадровими службами.
Основною метою кадрової політики є своєчасне забезпечення організації персоналом необхідної якості і в необхідній кількості.
Іншими її цілями можна вважати:
1) Забезпечення умов реалізації передбачених трудовим законодавством прав і обов'язків громадян;
2) Раціональне використання кадрового потенціалу;
3) Формування і підтримка ефективної роботи трудових колективів.
Основними різновидами кадрової політики вважаються політика підбору кадрів, політика навчання, політика оплати праці, політика формування кадрових процедур, політика соціальних відносин.
У великих компаніях кадрова політика зазвичай офіційно декларується і детально фіксується в загальних корпоративних документах: меморандумах, інструкціях, що регламентують найважливіші аспекти управління людськими ресурсами. У невеликих фірмах вона, як правило, спеціально не розробляється, а існує як система неофіційних установок власників.
Вважається, що письмове оформлення кадрової політики дозволяє чітко та наочно відобразити погляди адміністрації, переконати персонал в її добрій волі; поліпшити взаємодію підрозділів; внести однаковість і послідовність в процес прийняття кадрових рішень; інформувати персонал про правила внутрішніх взаємовідносин; поліпшити морально-психологічний клімат та інше.
Кадрова політика повинна спиратися на такі принципи, як справедливість, послідовність, дотримання трудового законодавства, рівність і відсутність дискримінації. Іноді, правда, вона має дискримінаційний характер по віковою, національною, статевою і т.п. ознакою, тобто суперечить чинному трудовому законодавству. Ситуація в цьому питанні залишається несприятливою.
Однак роботодавцям, які орієнтуються на тимчасові вигоди, слід пам'ятати, що в перспективі така політика ущербна, оскільки погіршує імідж організації, істотно знижує можливості вибору кадрів, стимулює їх відтік, може привести до непотрібних судових і інших розглядів. Не випадково західні фірми намагаються уникати порушень у цій галузі.
В основі формування кадрової політики лежить аналіз структури персоналу, ефективності використання робочого часу, прогнози розвитку виробництва та зайнятості. Іноді ця робота проводиться за допомогою спеціальних консалтингових організацій, і хоча оплата їхніх послуг дуже висока, віддача, як показують дослідження, в два десятка разів перекриває витрати.
Кадрова політика організації визначається рядом факторів, які можна розділити на внутрішні і зовнішні.
До зовнішніх відносяться національне трудове законодавство; взаємини з профспілкою; стан економічної кон'юнктури; перспективи розвитку ринку праці.
Внутрішніми факторами є структура і цілі організації; територіальне розміщення; застосовувані технології; панівна культура; склалися стосунки і морально-психологічний клімат в колективі.
Кадрова політика ґрунтується на кадровій концепції організації, що є поряд з виробничою, фінансово-економічної, науково-технічної, маркетинговою політикою елементом загальної концепції її розвитку.
Головними напрямками кадрової політики можуть бути:
визначення основних вимог до персоналу в світлі прогнозу внутрішньої і зовнішньої ситуації, перспектив розвитку організації; формування нових кадрових структур і розробка процедур механізмів управління персоналом; формулювання концепції оплати праці, матеріального і морального стимулювання працівників у світлі наміченої стратегії бізнесу; вибір шляхів залучення, використання, збереження та вивільнення кадрів, допомоги в працевлаштуванні при масових звільненнях; розвиток соціальних відносин; визначення шляхів розвитку кадрів, навчання, перенавчання, підвищення їх кваліфікації або масової перепідготовки у зв'язку з переходом до нових технологій, просування, омолодження, стимулювання дострокового виходу на пенсію осіб, які не відповідають зміненим вимогам і не здатних освоїти нові напрямки і методи роботи; поліпшення морально-психологічного клімату в колективі, залучення рядових працівників до участі в управлінні організацією і т.п.
Механізм реалізації кадрової політики являє собою систему планів, норм і нормативів, організаційних, адміністративних, соціальних, економічних та інших заходів, націлених на вирішення кадрових проблем і задоволення потреб організації в персоналі.
Кадрове планування та його принципи
Планування можна розглядати в двох аспектах. У широкому сенсі - це діяльність з розробки політики та стратегії організації і способів їх реалізації; у вузькому - зі складання офіційних документів - планів.
В рамках кадрового планування, що є елементом загальної системи планування організації, вирішуються завдання забезпечення її робочою силою необхідної чисельності та якості, ефективного використання останньої, вдосконалення соціальних відносин.
Специфіка кадрового планування полягає в наявності двох підходів:
- самостійного для організацій, продуктом діяльності яких є персонал, - підлеглого виробничим, фінансовим, комерційним і іншим планам - для інших.
Таким чином, планування персоналу є в більшості випадків вторинним, похідним по відношенню до загальної системи внутрішньофірмового планування, і плани по персоналу доповнюють і конкретизують інші види планів і програм.
За допомогою кадрового планування можна визначити, наприклад:
• скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де будуть необхідні;
• які вимоги пред'являються до тих чи інших категорій працівників (професійно-кваліфікаційні моделі посад);
• яким чином залучити потрібний і скоротити непотрібний персонал;
• як використовувати персонал відповідно до його потенціалом;
• як забезпечити розвиток цього потенціалу, підвищити кваліфікацію людей;
• як забезпечити справедливу оплату праці, мотивацію персоналу і вирішити його соціальні проблеми;
• яких витрат зажадають проведені заходи.
Процес планування персоналу, як і планування взагалі, базується на ряді принципів, тобто правил, які необхідно враховувати в процесі його здійснення. Основним з них сьогодні вважається участь максимальної кількості співробітників організації в роботі над планом вже на самих ранніх етапах його складання. При складанні соціальних планів цей принцип є безумовним, в інших випадках його застосування бажано.
Іншим принципом планування персоналу вважається його безперервність, обумовлена відповідним характером господарської діяльності організації й тією обставиною, що сам персонал знаходиться в постійному русі. Відповідно до цього принципу планування розглядається не як одиничний акт, а як постійно повторюваний процес. Принцип безперервності вимагає, щоб всі плани розроблялися з урахуванням перспектив, а також того, що вони послужать основою складання планів в майбутньому, а чергові плани базувалися на попередніх, враховували результати їх виконання, тобто дотримувалася певна спадкоємність.
Безперервність планування дозволяє реалізувати такий його принцип, як гнучкість, що має на увазі можливість постійного внесення корективів в раніше прийняті кадрові рішення або їх перегляду в будь-який момент відповідно до обставин, що змінюються. Для забезпечення гнучкості в плани закладаються так звані подушки, що дають при необхідності свободу маневру в певних межах.
Єдність і взаємозв'язок діяльності окремих частин організації вимагає дотримання в плануванні такого принципу, як узгодження планів по персоналу в формі координації та інтеграції. Координація здійснюється «по горизонталі» - між підрозділами одного рівня, а інтеграція - «по вертикалі», між вище і підпорядкованим.
Важливим принципом планування є економічність, суть якої полягає в тому, щоб витрати на складання плану були менше ефекту, принесеного його виконанням.
Нарешті, одним з принципів планування є створення необхідних умов для виконання плану.
Перераховані вище принципи є універсальними, придатними для різних рівнів управління, в той же час на кожному рівні можуть застосовуватися і свої специфічні принципи.
Наприклад, при плануванні в підрозділі важливу роль відіграє принцип вузького місця, що говорить, що загальну результативність буде визначати працівник, що володіє найнижчою продуктивністю. У той же час на рівні організації цей принцип зазвичай не застосовується.
Планування персоналу повинно забезпечувати максимальне розкриття здібностей працівників і їх мотивацію, облік економічних і соціальних наслідків прийнятих в фірмі рішень. Оскільки сьогодні персонал є вирішальним фактором діяльності будь-якої організації, про ефективність його планування свідчить ступінь досягнення організаційних цілей.
<
