Вчися, поділися знаннями, заробляй «барелі»! Як був створений ключовий елемент загальнийкорпоративної Системи управління знаннями та інноваціями (Сузі) - Портал знань, як колектив готував проект і що він дав організації, в інтерв'ю HR-tv.ru розповів Павло Безяев, керівник напрямку з управління знаннями компанії «Газпром нафта».
Проект претендував на бізнес-премію WOW! HR в номінації HR Hero.
«Газпром нафта» - велика компанія з величезним інтелектуальним потенціалом. Кожен день ми вирішуємо виробничі завдання, шукаємо нові рішення і впроваджуємо інновації. Але чим більше і складніше компанія, тим важче організувати якісний обмін знаннями. Якщо не керувати цим процесом, то цілком імовірна ситуація, коли різні підрозділи будуть вирішувати одну і ту ж задачу, не знаючи про те, що десь колеги її вже вирішили і готові поділитися позитивним досвідом. Хтось не знайде необхідного експерта, хтось не зможе донести свою цінну ініціативу, а десь ми втратимо знання з відходом співробітника на пенсію.
З ініціативи HR для вирішення подібних завдань в компанії була розроблена і впроваджується Загальнокорпоративна Система управління знаннями та інноваціями або скорочено - Сузі. Сузі - це комплексний підхід, що дозволяє підвищити ефективність створення, збереження, поширення і застосування цінних для компанії знань.
В рамках Сузі розвивається п'ять ключових інструментів:
- Товариства практиків;
- Навчання;
- Профіль співробітника;
- База знань;
- Банк ідей.
Розглянемо кожен з цих інструментів докладніше:
1. Спільнота практиків - група людей, об'єднаних спільними професійними інтересами, завданнями або проектами. Світовий досвід показує, що спільноти відіграють ключову роль в збереженні і поширенні знань, у відборі та впровадженні інновацій та кращих практик у своїй професійній області.
2. Навчання - найважливіший інструмент для поширення знань в компанії, при цьому ключовим є внутрішнє, або соціальне навчання - коли ми вчимося у колег. Тут важливу роль грають такі формати, як наставництво, внутрішнє тренерство, дистанційне навчання.
3. Профіль співробітника - ключовий інструмент для побудови «корпоративної соціальної мережі». Основне завдання - спростити пошук експертів всередині компанії.
4. База знань - структуровані сховища формалізованої інформації (документів).
5. Банк ідей - інструменти для збору та впровадження ініціатив і кращих практик.
У 2016 році, в рамках концепції Сузі, був впроваджений ключовий інструмент - Портал знань.
Функціонал Порталу знань можна розділити на дві категорії:
1) Навчання:
- Єдиний каталог навчання;
- Каталог дистанційних курсів;
- Календар навчання;
- Автоматизація адаптації;
- Звіти;
2) Обмін знаннями:
- Профіль співробітника (корпоративна соціальна мережа);
- Товариства практиків (майданчик для роботи професійних співтовариств).
Важливою особливістю Порталу знань є система залучення до процесу навчання і обміну знаннями (Гейміфікація).
Система Гейміфікація побудована таким чином, що спочатку вона мотивує співробітників заповнити свій профіль (розповісти компанії про себе і свій досвід), потім стимулює вивчити електронний курс, після чого вже починається залучення до процесів взаємодії та обміну знаннями (система стимулює підписатися на професійний форум, оцінити публікацію або курс, написати коментар до документа і т.п.) В системі використовуються Рівні активності (для кожного прописані правила), віртуальна валюта - «барелі» (нараховуються за кожен нові рівень, і їх можна використовувати в віртуальному магазині), також є всі можливі рейтинги активності (співробітників, спільнот, підрозділів, документів, курсів).
Продовженням віртуальної системи Гейміфікація стала перша щорічна конференція з управління знаннями - «Територія знань» (15-16 листопада 2016 року). В рамках даної конференції відбулося нагородження найактивніших учасників Сузі - на основі рейтингів активності на Порталі знань. Даний захід має стати щорічним.
масштаб проекту
«Газпром нафта» входить в п'ятірку найбільших нафтових компаній Росії і є найбільш динамічно розвивається з усіх. Більше 66 000 співробітників і 100 підприємств, що охоплюють весь цикл - від розвідки і видобутку нафти, до переробки, логістики та збуту нафтопродуктів. Постійне впровадження нових технологій та удосконалення операційної діяльності вимагають залучення максимальної кількості співробітників в процес навчання і обміну досвідом і кращими практиками.
Статистика Порталу знань в 2016 році:
- Навчено дистанційно на Порталі знань 32 356 людино-курсів (приріст 400%);
- 2455 співробітників вже заповнили свої профілі на Порталі знань;
- Співробітники заробили на порталі 320 955 «барелів»;
- Завантажено 1 476 документів;
- Створено 824 wiki-сторінок;
- Опубліковані 534 повідомлення в форумах;
- Розміщені 207 публікацій в блогах;
На порталі створені і розвиваються спільноти:
- Для всіх функцій: «HSE», «Здобич», «Управління ІТ-проектами», «Маркшейдерські роботи».
- 25 професійних співтовариств (створені з ініціативи співробітників), найбільш активні з них: «Спільнота фахівців ДДІВ» «Управління даними», «Управління знаннями», «НТК».
Завдання проекту
Стратегічна мета «Газпром нафти» - зберігати статус великого міжнародного гравця російського походження. Компанія бере активну участь у розвитку регіонів, володіючи високою соціальною та екологічною відповідальністю. Компанія ставить перед собою амбітні статичні цілі за обсягами видобутку, переробки і збуту нафтопродуктів. Їх досягнення неможливо без ефективного використання інтелектуального капіталу компанії.
В на початку 2015 року в компанії вже впроваджувалося кілька локальних ініціатив в галузі управління знаннями - без єдиної методології та стратегії. Ми, як HR, постійно отримували запити на інструменти, пов'язані з управління знаннями. В результаті було прийнято рішення очолити ініціативу щодо впровадження комплексного підходу до даного питання. Одним з результатів цієї ініціативи і стало впровадження Порталу знань.
Нам важливо було спроектувати Портал знань таким чином, щоб він допомагав нам залучати співробітників в процеси навчання і обміну знаннями. Зрозуміло, що ІТ-інструменти - це лише вершина айсберга, але це те, що дозволяє нам бути на зв'язку з кожним членом команди.
Якщо говорити про навчання, то за рахунок реалізації механізму Гейміфікація ми планували збільшити частку дистанційного навчання. У нас вже є багато корисних електронних курсів, і каталог активно поповнюється, але раніше багато з них не використовували цей ресурс.
По частині обміну знаннями нам було важливо, щоб у нас з'явилися заповнені профілі - щоб будь-який співробітник міг легко знайти необхідного експерта всередині компанії. Більш амбітне завдання - залучити співробітників до активної участі в професійних співтовариствах. Система Гейміфікація повинна була максимально стимулювати співробітників на заповнення профілів і активну роботу в спільнотах.
команда
Ми досліджували існуючі методології з управління знаннями і концепції Гейміфікація. Подивилися відповідний досвід провідних міжнародних і російських компаній. На етапі розробки концепції та технічного завдання ми активно залучали зовнішніх експертів з питань управління знаннями, аналітиків провідних ІТ-компанії, фахівців з побудови корпоративних соціальних мереж, лідерів на ринку e-learning. Була зібрана крос-функціональна робоча група. Для узгодження пропонованих концепцій були розроблені візуальні динамічні макети, які використовувалися для демонстрації підходу всіх замовників та стейкхолдерам проекту.
Під час пошуку підрядників, залучених до реалізації проекту, ми постаралися знайти все краще на ринку в даному напрямку. Ми вдячні всім, хто нам допомагав і консультував нас на різних етапах. І, звичайно, величезне спасибі десяткам людей з інших компаній, які ділилися зі мною своїм досвідом - демонструючи цим важливий принцип управління знаннями - якщо поділитися своїми знаннями, то їх у тебе не поменшає!
Інструменти
1. Портал знань розроблений на базі LMS WebTutor.
2. План впровадження та комунікацій:
2.1 Розробка пакету комунікацій (інструкції, презентації, промо-ролики);
2.2 Електронні комунікації (розсилки з новим функціоналом і контентом, дайджести, оголошення та новини на корпоративному порталі);
2.3 Внутрішні ЗМІ - публікації в «Нефтегазете»;
2.4 Навчання (підготовка внутрішніх тренерів, створення впровадження бізнес-симуляції «Інтелектуальний капітал».
3. Навчання:
3.1 Розробка електронних курсів по Порталу знань;
3.2 Проведення серії відкритих вебінарів по Порталу знань;
3.3 Навчання внутрішніх тренерів;
3.4 Розробка і впровадження бізнес-симуляції «Інтелектуальний капітал»;
3.5 Навчання модераторів професійних співтовариств.
4. Організація і проведення першої щорічної конференції з управління знаннями - «Територія знань». Нагородження найактивніших учасників Сузі - на основі рейтингів активності на Порталі знань.
Реалізація
- У першій половині 2015 року було розроблено та погоджено концепцію.
- У другій половині 2015 року реалізована перша версія Порталу знань.
- З 2016 року розпочато впровадження Порталу знань - реалізація планів комунікації і навчання.
- У травні 2016 року реалізована друга хвиля впровадження Порталу знань (організований доступ для виробничого персоналу і розміщений функціонал, що не увійшов до першу версію).
- У листопаді 2016 року - проведення конференції з офіційним підбиттям підсумків роботи Порталу знань і нагородженням найактивніших співробітників (на базі метрик в системі Гейміфікація).
труднощі
В цьому проекті можна виділити дві групи складнощів:
- Технічні;
- Культурні.
Технічні складнощі полягають в специфіці реалізації ІТ-проектів у великих компаніях. Проектування системи вимагає врахування особливостей існуючої інфраструктури. Всі етапи проекту вимагають безлічі формальних документів і численних узгоджень. Прискорити процес вдалося за рахунок того, що ми почали працювати на випередження. Ми не чекали, коли наша ІТ-функція реалізує всі формальні процедури, сформує функціональні вимоги і проведе відбір підрядника, який вже напише ТЗ і його реалізує. Поки ІТ-функція реалізовувала формальні процедури, ми самі взяли на себе завдання з написання ТЗ. Залучили для цього зовнішніх аналітиків з релевантним досвідом. У підсумку, коли був організований відбір підрядника, у нас вже було готове ТЗ. Так ми отримали економію по термінах майже в 6 місяців.
Окрема історія з урахуванням специфіки корпоративної культури. Зрозуміло, що далеко не всі співробітники і керівники відразу готові сприймати ідею про те, що ділитися знаннями в «якихось спільнотах» це не менш важливо для компанії, ніж виконувати свої основні обов'язки. Постійно доводилося «продавати» ці ідеї і на етапі розробки концепції, і при реалізації Порталу знань. Але армія прихильників постійно росла, до того ж ми завжди могли нагадати, що концепція підтримана і узгоджена на найвищому рівні. Дуже добре в цьому напрямку спрацювала бізнес-симуляція «Інтелектуальний капітал» - коли ми в ігровому форматі показуємо основну діяльність компанії. Симуляція побудована так, що без вибудуваного обміну знаннями між командами мети гри недосяжні. Учасники легко транслюють результати гри на свою роботу і часто стають нашим агентами змін.
перші сюрпризи
Перша приємна несподіванка - коли в перший місяць після запуску Порталу знань, ще до початку серйозної комунікаційної програми, я раптом побачив, що у нас вже є співробітник, рівень активності якого вище, ніж у мене! Далі я побачив різке зростання затребуваності дистанційних курсів. Потім пішли запити на створення спільнот і організацію навчання по Порталу знань. Користувалися попитом вебінари по Порталу знань і їх записи.
перша реакція
Проект такого масштабу, природно, має на увазі, що доводиться стикатися з несподіванками різного типу. Були і приємні відкриття - коли на нас виходили ініціативні співробітники і команди, готові брати участь в проекті і дали нам і ідеї, і підтримку. За час проекту у мене з'явилися справжні друзі і однодумці з різних підрозділів і функцій нашої великої компанії. «Чорні лебеді» у нас теж були, але віра в обрану концепцію і підтримка команди допомогли все це подолати.
результати
Якщо говорити про фінансові показники - є такий коефіцієнт Тобіна, який показує частку вартості нематеріальних активів компанії (талант персоналу, ефективність керуючих систем, інтелектуальний капітал) в ринковій вартості компанії. Бенчмаркінг нафтогазового сектора показує, що більшість компаній з високим коефіцієнтом Тобіна є визнаними лідерами в сфері управління знаннями. Нам поки рано судити про вплив нашої роботи на ринкову вартість, але можна з упевненістю сказати, що запущені важливі і цінні зміни. Проект вже вплинув на ставлення багатьох людей і керівників до питань управління знаннями. Співробітники починають розуміти важливість цих процесів і для себе, і на рівні підрозділу, і для всієї компанії.
Чи допоміг проект вирішити спочатку поставлені завдання? Так, більшість завдань вирішено, але з іншого боку, зрозуміло, що ми зробили лише маленький крок на початку дуже великого шляху. Наприклад, в цьому році, в рамках розгортання Корпоративного університету, запланована велика робота по створенню і підтримці професійних співтовариств.
Дивитися відео про проект - «Газпром нафта» про систему управління знаннями та інноваціями
При використанні матеріалу гіперпосилання на відповідну сторінку порталу HR-tv.ru обов'язкове
Додано 21 лютого 2017
Чи допоміг проект вирішити спочатку поставлені завдання?
<
