Фотографія робочого дня: приклад заповнення, зразок для часу, розрахунок коофіцента за індивідуальними результатами, карта, бланк Excel, наглядова лист

1. Що це таке?
2. Хронометраж або фотографія робочого дня?
3. види
4. індивідуальна
5. групова
6. бригадна
7. Недоліки методики ФРД
8. Алгоритм проведення фотографії робочого дня
9. визначення цілей
10. Визначення цільової групи досліджуваних, тимчасових рамок
11. Підготовка та заповнення бланка
12. Робота з результатами
13. Порядок оформлення звіту
14. висновок

Багато керівників помічають, що з часом продуктивність роботи його персоналу падає. Якщо працівники або окремі підрозділи не встигають впоратися з поставленими перед ними завданнями, це не може не відбитися на кінцевому результаті діяльності компанії. Причиною може стати як висока завантаженість працівників, так і недостатня кваліфікація співробітника. Для того, щоб знайти об'єктивну причину застосовується аналітичний метод : Фотографія робочого дня.

Зміст статті

Що це таке?

Фотографія робочого дня - це вид спостереження за діяльністю окремого співробітника: бухгалтера, кухаря, менеджера, секретаря, комірника або групи працівників: інженерів, економістів, електрозварників з метою визначення витрачання ними робочого часу.

Подібне спостереження покликане перенести на папір і побачити на власні очі реальні витрати часу на робочий процес. При складанні карти в неї вносяться навіть телефонні розмови, що зайняли кілька хвилин. Як результат керівник бачить, ніж реально займається його персонал на протязі всього робочого дня, тижня.

Важливо! Терміни спостереження можуть бути різні. Визначаються вони виходячи з складності ситуації і поставлених перед спостерігачем завдань.

Основні цілі складання звіту за результатами фотографії робочого дня:

• визначити структуру робочого часу. Вона допомагає виявити саму витратну за часом операцію, вид робіт та визначити пріоритети працівника, тобто, якщо на одну задачу він витрачає більше часу, значить, вона для нього важливіше;
• вивчити досвід роботи фахівців, що дають кращі результати. Він буде корисний для молодих кадрів. Досвід і особливості постановки, виконання завдань кращих співробітників допомагає оптимально організувати роботу інших;
• встановити норми. Проаналізувавши робочий час декількох співробітників, буде легше визначитися з виробленням нормативу для інших. Це особливо важливо для таких професій, як: майстер різноманітних верстатів, працівники їдальні та інші подібні спеціальності . Дана методика допомагає визначити, чому раніше встановлені норми не виконувалися;
• визначити втрати в робочому процесі. Результати покажуть, чим займався співробітник протягом дня, і який відсоток часу витрачав на виконання своїх посадових обов'язків;
• оцінка ефективності співробітника допомагає оцінити рівень професіоналізму співробітників і їх мотивацію до роботи.

Важливо! Обмежень по вживаності цього методу немає, він допоможе розглянути гранично уважно як робочий день прибиральниці, так і головного бухгалтера, і навіть керівника.

Хронометраж або фотографія робочого дня?

Часто ці методи порівнюють, але вони відрізняються один від одного. Так, хронометраж має тривалість від тижня до одного місяця, період визначає сам працівник. Тобто він знає про спостереження і може робити все, як то кажуть, правильно.

Відносно даного методу, а саме фотографії робочого дня, він вважається більш офіційним і ефективним. Ініціює його виключно керівник. До того ж спостерігач найчастіше впроваджується в робочий колектив як агент, тобто про те, чим насправді він буде займатися, ніхто зі співробітників не знає.

При проведенні фотографії робочого дня всі дані вносяться в спеціальний бланк, з подальшою їх обробкою і аналізом. На підставі цих даних керівник отримує звіт згідно встановленого зразку. Метод досить старий, але як і раніше не втрачає своєї актуальності, особливо при появі нових професій.

Необхідність застосування методики корисна для всіх:

• керівник / власник компанії отримує інформацію щодо завантаженості персоналу і раціонального використання ресурсів, на робочому місці. За допомогою даного методу навіть можна розраховувати заробітну плату за той чи інший працю;
• менеджер з персоналу. Спостереження допомагає представникам відділу кадрів складати оптимальні посадові інструкції, а також формувати потребу в працівниках, що особливо актуально для бригадних спеціальностей;
• для співробітників, зацікавлених у підвищенні ефективності роботи.

види

Існує кілька видів ФРД, поділ відбувається з урахуванням кількості об'єктів спостереження.

індивідуальна

Індивідуальну фотографію робочого дня застосовують при атестації працівників. В цьому випадку розглядається робочий день тільки одного працівника, на виробництві або в офісі, з урахуванням оцінки ефективності використання робочого часу. Спостереження ведеться протягом одного робочого дня, рідше тижні.

групова

Даний вид частіше називають масовим. Під прицілом спостерігачів знаходиться група співробітників або ціле структурний підрозділ, іноді зміна. Порядок проведення та фіксації такої ж, як і в попередньому способі, в результаті чого вдається отримати картину витрат робочого часу кожного співробітника в ланці.

Якщо фіксація проводиться для групи більш ніж з 3 співробітників, то застосовується метод миттєвої фіксації. Дана методика має свої особливості, а саме:

• спостерігач визначає конкретний вид робіт, який він буде фіксувати для кожного з учасників групи. Однак, встежити відразу за всіма і внести коректні дані неможливо;
• періоди спостереження діляться на інтервали з точними часовими проміжками;
• при фіксації занесенні результатів в бланк пишуть використовуючи скорочення.

бригадна

Даним методом дослідження піддається велика група працівників. Найчастіше цю методику використовують на великих підприємствах, гд е співробітники поділені на бригади.

Недоліки методики ФРД

Хоча фотографія робочого дня дає вичерпні дані по витратах часу в процесі роботи, однак, певні недоліки все ж існують. По-перше, це необхідність проведення спостереження протягом декількох днів. Фіксовані результати одного дня, м'яко кажучи, некоректні.

По-друге, залучення до спостереження окремої людини теж відноситься до нестачі методу. Звичайно, можна найняти фахівця з цього напрямку, але це далеко не дешево. Якщо використовувати наявні ресурси і приставити в якості спостерігача свого ж співробітника, то і його доведеться також відірвати від основної роботи. А в разі застосування самофотографірованія, результати можуть виявитися не самими правдоподібними. Навряд чи співробітник оформить звіт, в якому добровільно вкаже, скільки разів він курив за день або скільки годин провів за інтернетом, відвідуючи соц. мережі.

Алгоритм проведення фотографії робочого дня

Однак, при правильній організації процесу, що розглядається методика дає позитивний результат.

визначення цілей

Проведення будь-якого дослідження, в тому числі такого вимагає конкретної постановки мети. В іншому випадку воно марно. Цілі можуть бути різні, тому в першу чергу слід скласти їх список, вказавши які результати повинні бути відображені в звіті. Це може бути:

• складання переліку реально виконуваних завдань конкретним співробітником або групою;
• пошук можливостей оптимізації праці;
• визначення втрати ефективності;
• розробка норм витрат робочого часу;
• виявлення співробітників з низькою кваліфікацією, які не справляються з поставленими перед ними завданнями.

Визначення цільової групи досліджуваних, тимчасових рамок

Оптимально, якщо тривалість дослідження така, що охоплює весь робочий цикл, однак, на практиці це реалізувати не завжди можливо. Коли мета - визначення структури витрат робочого часу, процедура фотографування повинна проводитися протягом як мінімум 1-2 тижнів, можливі короткі перерви.

Для визначення норм виробітку щодо окремих видів робіт потрібно фіксувати кожен вид робіт не менше 10-15 разів, в такому випадку, тривалість дослідження зросте до 3-4 тижнів.

При визначенні досліджуваної групи можуть бути такі варіанти:

• для колективу менш десяти чоловік ФРД проводиться для кожного співробітника окремо. При цьому залишитися без спостереження можуть: працівники на випробувальному терміні, вагітні та інваліди , Якщо такі є на виробництві;
• якщо чисельність персоналу понад десять осіб, то можна досліджувати тільки найдосвідченіших працівників. Звичайно в цьому випадку все залежить від поставлених керівництвом цілей.

Підготовка та заповнення бланка

Ще один важливий етап, від якого залежить зручність фіксації даних, а в подальшому і їх аналізу, це підготовка і правильне занесення інформації до бланку. Завантажити готовий наглядова бланк можна нижче:

Зробити такий бланк також можна вручну в ворде або excel.

Залежно від обраного варіанту проведення фотографування бланк заповнює спеціально призначений співробітник або сам досліджуваний. Це можна проводити на роздрукованому аркуші або заносити дані в цифровому вигляді, а роздрукувати потім.

Важливо! При фотографуванні фіксується час початку дії і його завершення. Не повинно бути «білих плям», тобто якщо о 8:45 одну дію завершено, то о 8:45 повинна бути почата наступна операція. Навіть якщо співробітник просто сидить за робочим столом, нічого не роблячи - це теж вказується.

Того, хто буде вести фотографування, обов'язково потрібно проінструктувати щодо правильного заповнення бланків. В окремих випадках потрібно провести навчання. Для цього видається відповідний наказ керівництвом .

Якщо у вас мета отримати самі достовірні відомості, бажано співробітника, який буде проводити фотографування, ввести в колектив під будь-якої легендою. В такому випадку досліджувані поводяться як зазвичай, що особливо актуально для виявлення причин щодо зниження ефективності праці.

Робота з результатами

Після того, як всі етапи фотографування пройдені проводиться аналіз отриманих результатів. Якщо досліджувалася група, то дані по кожному співробітнику можуть бути представлені індивідуально. Аналіз представляється у вигляді таблиці з відображенням витрат робочого часу за посадами, видам робіт, відділам та іншим необхідним критеріям.

Порядок оформлення звіту

Всі результати аналізу заносяться в спеціальний бланк, який повинен бути оформлений відповідно до правил. У ньому вказується:

• назва підприємства та структурного підрозділу;
• П.І.Б. співробітника (співробітників);
• рівень освіти і кваліфікація;
• займана посада;
• назва виконуваної роботи;
• коротка характеристика робіт;
• в таблиці фіксують інформацію по стадіях і тимчасових витратах;
• в стовпець «примітка» вносять додаткові дані, отримані в результаті фотографування;
• під таблицею підсумовують коефіцієнти: в загальному, витрати на робочий процес, а також використане час на оперативне вирішення задач і час перерви в роботі будь-якого типу (перекур, обід, прочитання літератури не відноситься до роботи).

Звіт обов'язково передається на підпис безпосереднього керівника, а далі на розгляд вищому керівництву.

висновок

Фотографія робочого часу - ефективний метод відстеження реально витраченого часу на роботу, а також ідеальний інструмент налагодження всього робочого процесу. Подібне пильну дослідження допоможе виявити проблеми щодо зниження продуктивності і надати допомогу в оптимізації робочого процесу.