Більшість підприємств вже використовують ту чи іншу програмне забезпечення для автоматизації бюджетного управління. При цьому все різноманіття використовуваних рішень можна умовно розділити на два типи:
- Універсальне програмне забезпечення (ПО), більш-менш придатне для вирішення будь-яких економічних завдань. Найчастіше використовується MS Excel;
- Спеціалізовані програми для бюджетного управління.
Якщо Вас цікавить автоматизація бюджетування, впровадження казначейства або обліку по МСФО - ознайомтеся з нашим спеціальною пропозицією .
В MS Excel
Однак давайте уявимо собі бюджетування в MS Excel.
З відкритим документом в режимі редагування може працювати тільки один користувач. Це означає, що для одночасної роботи всіх підрозділів, кожному відділу необхідно підготувати окрему форму бюджету, і надалі, консолідувати бюджети руками самостійно. Це сама по собі завдання не просте. Якщо крім статей необхідна ще і аналітика, підготовка зведених бюджетів займає ще більше часу, і в ряді випадків, витрати на підготовку бюджетів перекривають ефект від їх використання.
Отримання фактичних даних також пов'язане з певними складнощами, пов'язаними з необхідністю ведення подвійного обліку. Дійсно, якщо якусь інформацію, наприклад, про скоєний платіж можна взяти з бухгалтерського обліку, який, як правило, вже ведеться в спеціалізованих системах, навіщо її відображати вдруге в управлінському? Простіше і логічніше перекласти цю задачу на плечі системи, яка зробить її в автоматичному режимі за заздалегідь налаштованим правилами відповідності. На жаль, Excel без написання складних макросів такого робити не вміє. Це означає що, для формування звітів з управлінського обліку інформацію доведеться дублювати.
Формування самих звітів в Excel також завдання не просте. По-перше, всі звіти доведеться малювати самостійно. По-друге, заповнення звітів даними також необхідно зробити вручну. В результаті, якість і точність таких звітів залишається на совісті людини, який їх готував. Неможливо «провалитися» в ту чи іншу цифру і подивитися, як вона сформована, тому що Excel не підтримує технологію Drill Down. Це значно ускладнює перевірку. Якщо необхідно проаналізувати дані в різних аналітичних розрізах, доведеться будувати кілька звітів, т.к. Excel не володіє інструментами обробки багатовимірних масивів даних.
У сучасних системах для вирішення цього завдання використовуються такі технології як OLAP, застосовується, як правило, в західних системах або система компонування даних (СКД) застосовується в російській 1С.
OLAP куби
Безпека даних також може опинитися під загрозою, через відсутність в Excel механізмів розмежування прав доступу до даних.
Безумовно, Excel можна розглядати як систему ведення управлінського обліку, але лише до тих пір, поки діяльність компанії не придбає певні масштаби. Через низьку масштабованості Excel при великому обсязі інформації та складності бізнесу, потрібні зовсім інше підходи.
На російському ринку зараз досить широко представлені як російські, так і західні аналоги спеціалізованих програм для ведення управлінського фінансового обліку .
Системи російських розробників цілком можуть скласти конкуренцію західним, як за функціональними можливостями, так і технологічним рівнем, проте, поки значно поступаються їм за популярністю та кількістю впроваджень. Вартість російських програм і трудовитрати на їх впровадження істотно нижче, ніж у західних аналогів. Самими доступними залишаються системи на базі платформи 1С підприємство 8.
<
