Складання опису справ присвячена глава 14 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція).
Згідно з пунктом 190 Інструкції про пись справ - це архівний довідник, що містить систематизований перелік заголовків справ, призначений для розкриття складу і змісту справ, їх обліку та систематизації. Слід мати на увазі, що описи складаються щорічно на справи, закінчені діловодством, термін зберігання яких перевищує 10 років. Описи справ складаються окремо на справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, з особового складу, справи зі спеціальною документацією (наукові звіти по темах, судові та слідчі справи і т.п.). Описи справ складаються в структурних підрозділах (у безструктурні організаціях - працівниками, відповідальними за відповідні напрямки діяльності або виконання функцій) (далі - описи справ структурних підрозділів) і в архіві організації (далі - зведені описи справ).
У структурних підрозділах опису справ складаються під методичним керівництвом архіву організації за формою згідно з додатком 16 до Інструкції. Встановлено, що описи справ структурних підрозділів повинні бути складені і оформлені в установленому порядку не пізніше 31 грудня року, наступного за роком завершення справ у діловодстві, і представлені в архів організації протягом наступного діловодного року. Відповідальність за своєчасне і якісне складання описів справ структурних підрозділів несуть керівники цих підрозділів (працівники, відповідальні за відповідні напрямки діяльності або виконання функцій).
Згідно з пунктом 195 Інструкції п еред внесенням заголовків справ до опису перевіряється відповідність кількості справ, внесених в опис, кількості заведених справ по номенклатурі справ організації, провадиться полістний перегляд справ. При перегляді справи перевіряється відповідність заголовка справи утриманню документів у справі, правильність оформлення і угруповання документів, включених до справи, якість підшивки або плетіння, нумерація аркушів справи, наявність і правильність оформлення внутрішнього опису справи у випадках, визначених пунктом 186 Інструкції, наявність і правильність оформлення засвідчувального напису. Виявлені порушення встановлених правил формування і оформлення справ усуваються в структурних підрозділах.
При відсутності справ, що значаться за номенклатурою справ, структурним підрозділом приймаються заходи щодо їх розшуку. Виявлені справи включаються в опис. Якщо пошук виявився безрезультатним, то на відсутні справи складається довідка з викладенням причин їх відсутності. Довідка підписується керівником структурного підрозділу (працівником, відповідальним за відповідний напрям діяльності або виконання функцій) і передається разом з описом справ в архів організації.
Пунктом 196 Інструкції встановлено, що п ри складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:
- кожна справа (том, частина) вноситься до опису під самостійним порядковим номером;
- порядок нумерації справ в описі - валовий;
- заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
- графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
- при внесенні в опис підряд кількох справ з однаковими заголовками заголовок першої справи вказується повністю, а заголовки наступних справ позначаються словами «Те ж», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок справи відтворюється повністю);
- перехідні справи, що містять документи за декілька років, включаються в опис справ на поточний рік закладу; при складанні описів справ наступних років, протягом яких формування перехідних справ було продовжено, в них за останньою описовою рядком кожного року робляться посилання на номери справ за описом того року, в яку ці перехідні справи були включені;
наприклад:
Документи за 2006 рік див. Також в описі № 3/2005 за 2005 рік, справи № 5, 7, 15.
- графа опису «Примітка» використовується для відміток про передачу справ в архів організації, про справи, прийнятих з інших структурних підрозділів протягом діловодного року, про особливості фізичного стану справ і т.п.
Згідно з пунктом 197 Інструкції описи справ структурних підрозділів мають порядкові номери. Номер опису складається з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ організації, року, за який справи включаються в опис. До номеру опису справ з особового складу додається буквене позначення «лс», а до номера опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання - «в».
В кінці опису справ структурного підрозділу (за останньою описовою рядком) складається підсумковий запис, в якому цифрами і прописом вказується кількість справ, включених в опис, перший і останній номери справ за описом, обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери).
Визначено, що опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання, погоджується керівником служби ДОУ організації, ЕК структурного підрозділу (за наявності) та затверджується керівником структурного підрозділу. Описи справ структурних підрозділів складаються в двох примірниках, а при наявності ЕК структурного підрозділу - в трьох. Один примірник залишається в структурному підрозділі, другий передається в архів разом зі справами, третій підшивається до протоколу засідання ЕК.
Відповідно до пункту 201 Інструкції н а обкладинках справ, внесених в опис справ структурного підрозділу, м'яким чорним графітним олівцем проводиться тимчасова шифровка справ відповідно до опису справ структурного підрозділу.
За описами справ структурних підрозділів документи здаються в архів організації. На основі описів справ структурних підрозділів в архіві організації складаються річні розділи зведених описів справ.
Встановлено також, що при наявності в організації громадської організації (професійної спілки та ін.) Її документи включаються до окремого опису справ, яка складається за формою, встановленою для описів справ структурних підрозділів. Справи громадської організації передаються в архів організації в порядку, встановленому для передачі справ структурних підрозділів, і включаються в річні розділи зведеного опису справ.
<
