. Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), обробки та використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів
Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для при ійняття ре.
Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства
Порядок документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії)
. Стадії документообігу:
1) надходження документів з боку і оформлення їх на підприємстві;
2) підготовка і певна обробка первинних документів на підприємстві до надходження їх до бухгалтерії;
3) надходження первинних документів до бухгалтерії;
4) обробки документів в бухгалтерії:
o перевірка документів за формою, змістом і арифметична перевірка;
o оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;
o запис на документах бухгалтерських проводок;
o відображення операцій, наведених в документах, в облікових регістрах;
5) передача документів в архів бухгалтерії і забезпечення поточного зберігання документів;
6) передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву (рис 52)
Перераховані етапи документообігу відображаються в спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу
. Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизацій.
Графік документообороту оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями ми із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконаних робі.
. Рис 52. Стадії документообігу
Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витяг гу наводиться перелік документів , Що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділ підприємства, установи, в які направляються ці документи. Виписка з графіка документооб ярму підприємства наведені в таблиці 5 5.1.
. Таблиця 51. Графік документообігу з обліку основних засобів
. Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на ви числівник пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковим '' Обов'язковими для всіх підрозділів і служб предпріятійа.
56 Порядок зберігання документів
Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні та постійні архіви
. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерію для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками та інформацією. Поточний архів міститься в с спеціальних закритих шкафх.
. Постійний архів розміщується в спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструє в архівній книзі, що полегшує пошук документів.
Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу. Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів" (Наказ. Головного архівного управління при. Кабінеті. Міністрів України № 41 від 200798 р, зареєстровано в. Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 110998 р)
Згідно з цим. Переліку документи зазначені в розділі 42 "Бухгалтерський облік і звітність" зберігаються від 3 до 5 років. Для первинних документів встановлено термін зберігання 3 роки; розр парними-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників і службовців, студентів - 75 років; статути і положення, бух ки звіти і баланси, передавальні, розділові і ліквідаційні баланси зберігаються постійно Постійно.
Після закінчення встановлених строків зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання в державного архіву а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в ?? архівної книзі
Зберігання документів відіграє значну роль в справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не тільки цілісність в зберіганні документів протягом встановленого еніх законом термінів, а й можливість користування ними в будь-який момент для отримання різних доведення.
. Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за рішенням головного бухгалтера
. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, учрежденіяі.
З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються із зазначених енням підстав і дати їх вилучення.
. Якщо вилучаються томи документів недооформлені (Не переплетені ,. НЕ пронумеровані і т.п.), то з дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зроби ити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати , опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою.
Органи, вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їх письмовим зверненням можливість зробити виписку, витяг, копію документів для видачі довідок за обставинами відповідно до закону онодавства. У разі повернення вказаними органами документів, раніше вилучені, такі документи приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом з рішенням про повернення підшиваються до тих же томів, з яких документи були вилучені і в яких знаходяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документи.
. У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування я причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також ж державної податкової інспекції в 10-денний терм.
<
