Електронний архів організації являє собою захищене структуроване сховище електронних документів з налаштованими відповідно до політики безпеки правами доступу до них.
Компанія TOPS Consulting пропонує рішення по створенню електронного архіву організації, який містить документи окремих типів. Так, наприклад, в організації можуть бути створені електронні архіви організаційно-розпорядчої, бухгалтерської, технічної та ін. Документації.
Картка архівного документа
В електронному архіві зберігаються зазвичай рідко використовуються документи. Документи в архів потрапляють з системи електронного документообігу автоматично при переході документа в відповідну стадію життєвого циклу або ж, у разі інтеграції архіву, з інших бізнес-додатків ERP ( Dynamics AX , SAP, Oracle), систем бухгалтерського обліку (наприклад, 1C), САПР (CAD, CAM, CAE), систем управління життєвим циклом продукту (PLM), офісних, портальних додатків при ін. За рахунок перенесення документів на зберігання з СЕД та інших використовуваних систем в електронний архів проводиться їх розвантаження, звільняються ресурси систем і підвищується їх продуктивна здатність. Документи електронного архіву завдяки рідкісному до них звернення не потребують високопродуктивних пристроях зчитування інформації і можуть бути записані на більш повільні і менш дорогі носії. Документи в електронному архіві зберігаються відповідно до визначених раніше регламентами: зазначеними термінами продовження і особливих умов зберігання, що враховують, в тому числі законодавчі норми.
Крім створених спочатку в електронному вигляді документів в електронний архів можуть вноситися і відскановані документи. Компанія TOPS Consulting пропонує використовувати технологію потокового введення, яка відмінно підходить для формалізованих документів. У рішенні використовуються продукти ABBYY і EMC Captiva .
Доступ до документів архіву регламентований і надається відповідно до правил, встановлених в організації. Це може бути доступ, відкритий тільки архіваріуса, або ж доступ, що надається різним співробітникам окремих підрозділів.
Пошуковий механізм електронного архіву надає в порівнянні з традиційним набагато ширші можливості оперативного і багатоаспектного пошуку архівних документів. Пошук в електронному архіві може вестися як по атрибутах документа, так і по тексту. Важливо відзначити, що при видачі результатів пошуку враховуються права доступу до документа. Система надає користувачеві в якості результату пошуку тільки ті документи, доступ до яких йому дозволено.
За своєю структурою електронний архів може бути єдиним для всієї організації або ж мати розподілену архітектуру з можливістю синхронізації і реплікації даних, що особливо актуально для територіально-розподілених компаній.
Переваги рішення:
- Структуризація архівної інформації;
- Оперативний пошук і доступ до необхідних документів;
- Реєстрація всіх операцій з документом архіву;
- Регламентація прав доступу до документів і виключення несанкціонованого доступу;
- Автоматичний перехід на зберігання документів з СЕД на відповідному етапі життєвого циклу;
- Забезпечення цілісності та захисту від спотворень документів;
- Надійне зберігання інформації.
Результати впровадження електронного архіву в організації:
- Зменшення кількості звернень до паперових документів і, як наслідок, виключення зносу і втрат оригіналів паперових документів;
- Виняток безконтрольного зняття копій з паперових документів;
- Розвантаження апаратних ресурсів СЕД;
- Інтеграція з бізнес-додатками і їх розвантаження;
- Скорочення витрат на зберігання паперових документів, зменшення площ використовуваних для зберігання паперів за рахунок отримання можливості вивезення архіву за межі організації;
- Підвищення швидкості обробки запитів за архівними документами;
- Зниження вартості на зберігання інформації в електронному архіві;
<
