Документальное оформление оприходования ценностей

ОС-8

1 июля

Урнала рдер 4

ОС-6 июня

ОС-7

Инвентарный список основных средств ОС-9

Инвентарная карточка учета основных средств

Регистры синтетического учета

Акты на списание основных средств ОС-3, ОС-4

Акт приемки-сдачи

отремонтированных, 4, 5 реконструированных

и модернизированных объектов ОС-2

Расчет амортизации 6

основных средств ОС-14, ОС-15, ОС-16

Карточка учета движения основных средств

7 Отчетность

заполнения документов сверки данных в соответствующих документах

1 - осуществление записей в инвентарные карточки (заведение или изъятия карточек) при поступлении (выбытии) объектов основных средств;

2 - осуществление записей в инвентарные списки о поступления (выбытия) основных средств;

3 - регистрация инвентарных карточек в их описании;

4 - отражение проведенных ремонтов в инвентарной карточке, а если в результате ремонта (реконструкции, модернизации) увеличивается стоимость соответствующего объекта, то это следует отразить в расчетах амортизации;

5 - на основании составленных актов и расчетов амортизации заполняют регистры синтетического учета;

6 - по данным инвентарных карточек и расчетов амортизации в конце месяца заполняют карточку учета движения основных средств;

Седьмой конце отчетного периода по данным карточек учета движения основных средств и регистров синтетического учета заполняют отчетность.

Рис. 4.2. Общий порядок докумен т ие операций движения основны в бы в.

4.1.2. Организация учета нематериальных активов

Для правильности организации учета нематериальных активов в приказе об учетной политике следует предусмотреть следующие положения:

· Порядок оценки нематериальных активов и определения ликвидационной стоимости;

· Срок полезного использования;

· Порядок и метод начисления амортизации; · Утверждение правил документооборота;

· Порядок организации аналитического учета и перечень лиц, отвечающих за сохранность нематериальных активов (информации);

· Периодичность проведения инвентаризации.

Порядок определения, состав, оценки и отражения нематериальных активов в учете и отчетности регламентированы П (С) БУ 8 «Нематериальные активы», где приведены их основные признаки: отсутствие материально-вещественной их формы; использование в течение длительного времени; способность быть полезными предприятию.

Нематериальные активы, которые производят собственными силами предприятия, отражают в учете только тогда, когда есть возможность и ресурсы для доведения нематериального актива до состояния, в котором он пригоден для реализации или использования, возможность получения будущих экономических выгод от реализации или использования нематериального актива, информация для достоверного определения расходов, связанных с разработкой нематериального актива.

Если нематериальные активы перестают соответствовать этим критериям, то все расходы, которые были в связи с их приобретением или созданием, признают как расходы отчетного периода, в течение которого они были осуществлены без признания их в будущем нематериальными активами.

Поскольку особым признаком нематериальных активов является отсутствие материальной формы, важное значение приобретает документ, идентифицирующий, то есть подтверждает существование объекта нематериальных активов. Так, например, право на изобретение, полезные модели, промышленные образцы подтверждают соответствующими патентами и лицензионным договорам. Подтверждением права на товарный знак является свидетельство или договор уступки, зарегистрирован надлежащим образом. Геологическую и иную информацию о недрах подают в виде геологических отчетов, карт и тому подобное.

Что же касается ноу-хау, то предприятие должно иметь полный вербальный или изобретатель описание.

Документальное оформление в учете поступления нематериальных активов зависит от того, созданы они силами предприятия (или сторонними специалистами по договору подряда) или приобретенные в других юридических или физических лиц. В первом случае право собственности должно быть подтверждено документами, удостоверяющими проведения и завершения работ по созданию данного объекта нематериальных активов. Это могут быть акты приемки-сдачи результатов работ или акты передачи выполняемых заказов.

Если же нематериальные активы приобретены у других лиц, то факт передачи предприятию прав на них необходимо подтверждать договору передачи прав, к которому добавляют акты приема-передачи материальных носителей, содержащих объекты информации.

Права на но-хау выделены в особую группу нематериальных активов. Для того, чтобы можно было учитывать но хау как объекты нематериальных активов, необходимы следующие первичные документы:

1) такие, подтверждающие факт создания этих активов, например сметы расходов;

2) положение (инструкции) о служебных и коммерческие тайны; 3) приказы об отнесении конкретных объектов ноу-хау;

4) акты приема-передачи для учета ввода объектов в эксплуатацию; 5) протоколы определения сроков полезного использования объектов ноу

хау.

4.2. Организация учета запасов

Основными задачами организации учета запасов на предприятии являются:

· Контроль за полным и своевременным оприходованием материальных ценностей;

· Контроль за сохранностью запасов;

· Соответствие складских запасов нормативам; · Рациональная оценка производственных запасов;

· Расчет фактической себестоимости израсходованных материалов и их остатков по местам хранения и статьям баланса;

Выявление всех затрат, связанных с приобретением или изготовлением запасов и определения первоначальной их стоимости;

· Контроль за правильностью использования МБП при их эксплуатации; · Установление методологии учета затрат на производство и

калькулирования себестоимости продукции в течение года; · Реґламентування состав себестоимости продукции;

· Обеспечение своевременного документального оформления движения продукции - поступления ее на склады (выпуска с производства) и отправка покупателям;

· Отражение операций выпуска, отгрузки и реализации продукции в регистрах текущего учета;

· Контроль за выполнением плана по объему реализации готовой продукции, номенклатуры, ассортимента и качества, а также определения результатов ее реализации;

· Фиксация внепроизводственных расходов, связанных со сбытом продукции, и контроль за их объемом и составом;

· Получение точных данных о количестве и качестве выпускаемой продукции и данных о количестве и стоимости отгруженной продукции, а также справок об остатке готовой продукции на складах и контроль за соответствием фактических остатков учетным данным.

Для достижения этих задач необходимо прежде всего разработать на предприятии инструкции по учету производственных запасов, нормы их расходования и рационально организовать складское хозяйство.

Для организации учета запасов приказом об учетной политике необходимо предусмотреть следующие положения:

· Метод оценки и списания производственных запасов;

· Порядок определения первоначальной стоимости запасов и перечень расходов, не включаемых в нее;

· Порядок отражения в учете запасов, не дадут предприятию экономической выгоды в будущем

· Порядок учета выпуска готовой продукции;

· Документооборот движения запасов на предприятии.

Порядок определения запасов зависит от специфики предприятия, поскольку на предприятиях различных видов и отраслей в соответствии с функциями, которые выполняют запасы, они могут иметь разное назначение. Например, для предприятия, которое производит оборудование, оно является продукцией, а для предприятия, приобретет такие объекты с целью эксплуатации (изготовление продукции) - это основные средства. Поэтому упомянутые объекты на предприятиях определять по-разному.

Оценка запасов влияет на достоверность финансовых результатов, поэтому она является важной предпосылкой организации их учета (табл. 4.5).

Таблица 4.5 Порядок оценки запасов

Виды запасов Порядок оценки Производственные запасы и МБП по первоначальной стоимости, которая определяется путем их поступления на предприятие Товары По розничным ценам или первоначальной стоимости Готовая продукция По первоначальной стоимости (себестоимости производства), которую определяют путем калькулирования фактической себестоимости Незавершенное производство Согласно отраслевым порядком калькулирования себестоимости готовой продукции за исключением понесенных вследствие технически неизбежного брака потерь, возмещения износа специального инструмента и расходов на освоение производства новых видов продукции. Допускается оценка по сумме прямых производственных затрат Брак в производстве зависит от степени годности забракованной продукции и места обнаружения брака и определяется, как правило, исходя из фактических или нормативных (плановых) затрат

По методу списания производственных запасов, то он определяется прежде всего ценовой политикой предприятия (рис.4.3).

Методы оценки запасов, выбывших

Рис Рис. 4.3. Методы оценки выбытия запасов

4.2.1. Документирования операций по движению запасов

Руководитель предприятия распорядительным документом определяет перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

От правильно организованного первичного учета запасов зависит правильность списания их стоимости на производство. Поэтому структура документооборота по учету запасов должно обеспечивать своевременное поступление необходимой информации как для учета, так и для оперативного управления движением запасов.

Для обеспечения первичного учета запасов предусмотрены такие документы (табл.4.6).

Таблиця4.6 Первичные документы по учету производственных запасов

Вид документа Название документа Назначение документа Ml Журнал учета поступивших грузов Используют для регистрации транспортных документов, связанных с получением грузов и оприходованием их на склад предприятия М-2 Доверенность Предназначена для подтверждения права отдельной должностного лица выступать доверенным лицом предприятия при получении запасов М 2А Акт списания бланков доверенностей Предназначен для списания использованных бланков доверенностей М-3 Журнал регистрации доверенностей Предназначен для регистрации выданных поручили ень и расписки в их получении М-4 Приходный ордер Используют на складе, заполняют в день поступления запасов, если нет разногласий с документами поставщика, при оприходовании запасов по переработке M-7 Акт о приемке материалов Составляют при принятии запасов, если есть расхождения с документами поставщика, или когда
Вид документа Название документа Назначение документа производственные запасы поступили без документов. Используют для учета поступления запасов и для отправки письма-претензии поставщику M-8, 9, 28, 28a Лимитно-заборная карта используют для систематического отпуска в производство лимитированных материалов, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов их отпуска. Отмечают месячный лимит отпуска данном цехе M-10 Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов Заполняют при разовом отпуске запасов для производственных и хозяйственных нужд M-11 Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов Используют для разового отпуска (перемещение) запасов внутри компании M-12 Карточка складского учета материалов Заводят на каждый вид запасов и используют для их учета на складе M-14 Ведомость учета остатков материалов на складе используют для в заемозвьязку складского и бухгалтерского учета M-16 Материальный ярлык Используют для обозначения единиц запасов M-18 Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса Составляет завскладом (кладовщик) при выявлении отклонений фактического остатка производственных запасов от установленных норм M-19 Материальное отчет Составляет материально ответственное лицо и передает в бухгалтерию для того, чтобы обработал бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей МШ-1 Ведомость на пополнит ния (изъятие) постоянного запаса инструментов (приспособлений) используют для учета изменения запаса инструментов (приспособлений) в раздаточных кладовых на предприятиях, где учет ведется по принципу установления постоянного оборотного (обменного) онду. На основании данных ведомости вносятся изменения в карточки складского учета материалов инструментально-раздаточной кладовой МШ-2 Карточка учета МБП Используют для учета МБП, выданных под расписку работнику или бригадиру (для бригады) с раздаточной кладовой, цеха для длительного пользования МШ-3 заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений) используют для учета инструментов (устройств), переданных на заточку или ремонт, на тех предприятиях, где затачивают и ремонтирую ь инструменты (устройства) в централизованном порядке МШ-4 Акт выбытия МБП Используют для оформления порчи я расходов инструментов (устройств) и других малоценных и быстроизнашивающихся предметов
Вид документа Название документа Назначение документа МШ-5 Акт на списание инструментов (приспособлений) и их обмен на пригодные Используют для оформления списания инструментов (устройств), пришедших в негодность, и обмена их на пригодные на тех предприятиях, где учет проводят по методу обменного фонда МШ-6 Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и средств Используют для спецодежды, спецобуви и средств, которые выдают работникам предприятия в индивидуальное пользование по установленным но рмамы. Карточку ведут в одном экземпляре и хранят в цеха (участка) МШ-7 Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и средств Используют для учета выдачи спецодежды, спецобуви и средств работникам предприятий в индивидуальное пользование по установленным нормам МШ-8 Акт на списание МБП Используют для оформления списания морально устаревших, изношенных и непригодных для дальнейшего использования инструментов (устройств), спецодежды, спецобуви, меры предосторожности после окончания срока использования, других МБП и сдача их в кладовую Счет Используют для расчетов между поставщиками и покупателями за отгруженные (отпущенные) товары 1-ТН Товарно-транспортная накладная предназначена для учета поставок запасов и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Используют для высококачественного и количественного приемки запасов - товарный чек используют для подтверждения стоимости приобретенных ценностей подотчетными лицами - акт закупки запасов используют при закупке запасов подотчетными лицами у физических лиц на рынке и в других местах торговли - акт о нехватке Составляют на брак, возникший в производстве . На основании этих документов недостаток оценивают по нормативной стоимости с учетом места его возникновения и технологии операции - Сведения о брак - Накладная на сдачу готовой продукции на склад Предназначена для отображения данных по выпуску продукции с производства и передачи ее на склад предприятия - Описание-акт уценки товаров и продукции, которые залежались, и излишков запасов Предназначен для отражения стоимости товара до и после переоценки запасов и разницы между ними

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдают соответствующие письмо (счет, договор или иной документ) и поручения (типовые формы № М-2 и М-26).

Поручение выписывают согласно инструкции «О порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей», утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1996 p. № 99, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 12.06.1996 p. за № 293/1318, с изменениями и дополнениями.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдают только должностному лицу, работающему на предприятии. Подписывают поручение руководитель предприятия и главный бухгалтер. Запрещено выдавать доверенности на получение ценностей работникам, не отчитались по ранее полученным поручениям. Доверенность на получение ценностей от поставщиков выдают доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей.

Срок действия доверенности устанавливают в зависимости от возможности получения и вывоза товарно-материальных ценностей, однако он не может превышать 10 дней.

Доверенность остается на предприятии, отпустило товар. Получателю материальных ценностей выдают сопроводительное товарный документ (ТТН, накладную и т.д.). В случае частичного отпуска товарно-материальных ценностей на каждый отпуск составляют накладную с указанием на ней номера доверенности и даты его выдачи. В этом случае один экземпляр накладной передают получателю ценностей, а другой добавляют поручению, что осталось у поставщика, и используют для наблюдения и контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для расчетов с получателем.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого случая поставки на предприятие полученных по доверенности ценностей, независимо от того, полученные товарно-материальные ценности по поручению полностью или частично, представить работнику предприятия, выписывает и регистрирует поручение, документ о получении товарно-материальных ценностей и их сдачи на склад (кладовую) или материально ответственному лицу. Неиспользованные доверенности возвращают работнику предприятия, выписывает и регистрирует поручение, не позднее следующего дня после окончания срока действия доверенности.

Об использовании доверенности или возврата неиспользованных поручений в журнале их регистрации делается отметка о номерах документов (накладных) на полученные ценности или о дате возвращения доверенности.

Если не установлено различий в количестве и качестве, материалы кладовщик оприходует по одному из двух вариантов: проставлением штампа непосредственно на документе поставщика или выпиской приходного ордера на фактически принятое количество ценностей.

Ценности на предприятии принимают по количеству и качеству.

Прием материальных ценностей по количеству - это определение точного количества запасов, поступивших и их соответствия данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных, расчетных документах (упаковочные листы, накладные, счета и т.д.). Его осуществляют, как правило, сплошным

подсчетом единиц, меры и массы ценностей в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаковке). Проверять материальные ценности можно и выборочно.

Прием материальных ценностей по качеству - это определение их качества по установленному образцу, проверка комплектности (наличия всех предметов, входящих в данный комплект), соответствия тары, упаковки и маркировки установленным требованиям, а также данным сопроводительных документов (сертификат качества, санитарный сертификат или их заверенные копии и т.д.). Как правило, проводят сплошную проверку качества и комплектности товаров, однако, если договором предусмотрено, то возможна и выборочная проверка.

В случае выявления недостачи ценностей, несоответствия качества, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в сопроводительных документах, дальнейший прием товара останавливают. О выявленных нехватку и нарушения качества продукции составляют акт, является юридическим документом для выставления претензий поставщику.

При отсутствии расхождений между фактически принятым количеством, указанным в документах поставщика, оприходования материалов целесообразнее всего оформлять проставлением на документе штампа с содержанием тех же реквизитов, и в прибыльном ордере.

На однородные грузы в большом количестве (руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и др.), Поступающих от того же поставщика несколько раз в течение дня, допускают составления приходных ордеров в целом за день. При этом на каждое отдельное приема материалов в течение дня делают соответствующие записи на обороте ордера, в конце дня подсчитывают и общим итогом заносят к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом материалов, поступивших на предприятие, основываются на товарно-транспортных накладных, служащих основанием для списания товарно-материальных ценностей в грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее - ТТН) является единым для всех участников транспортного процесса юридическим документом, предназначенный для списания товарно-материальных ценностей, учета на пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы.

Порядок оформления ТТН установлено п. 11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.1997 p. № 363, с изменениями и дополнениями. ТТН выписывает грузоотправитель - не менее четырех экземпляров. Все экземпляры ТТН свидетельствуют подписью, а при необходимости - и печатью (штампом) грузоотправителя. После принятия груза согласно ТТН водитель (экспедитор) подписывает все эти экземпляры.

Первый экземпляр ТТН остается у грузоотправителя, второй водитель (экспедитор) передает грузополучателю, третий и четвертый экземпляры передают перевозчику.

Если в ТТН нет возможности перечислить все наименования груза, в такой накладной грузоотправитель добавляет документ произвольной формы с указанием сведений о грузе. В этом случае в ТТН указывают, что к ней добавлен в качестве товарного раздел документ, без которого ТТН является недействительным и не может быть использована для расчетов с грузоотправителем.

Инструкция о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденная совместным приказом Министерства транспорта и Министерства статистики Украины от 07.08.1996 p. № 228/253 (далее - Инструкция № 228/253), предусматривала, что типовые формы единой первичной транспортной документации, а именно ТТН (форма № 1-ТН), путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении (форма № 1 (международная), путевой лист грузового автомобиля (форма № 2, действует в пределах Украины), талон заказчика (форма № 1-ТС) являются документами строгой отчетности.

Однако согласно сообщению Государственного комитета Украины по вопросам развития предпринимательства от 07.03.2000 p. действие Инструкции № 228/253 прекращено, следовательно, начиная с 07.03.2000 p., перечисленные документы не являются документами строгой отчетности и не требуют учета как бланки строгой отчетности.

Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей надо составлять, как правило, в день их поступления.

Если материальные ценности поступают в одной единице измерения, а тратят их в другой, то оприходование, хранение и отпуск необходимо отражать во всех документах одновременно в двух единицах измерения.

При мелких покупках материалов за наличные (например, канцелярских товаров) подотчетное лицо обязано сдать материалы на склад, а кладовщик должен поставить на счета поставщика дату, номер приходного ордера и подпись.

В некоторых случаях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или при отказе от акцепта счета) материалы принимают на временное ответственное хранение. Такие материалы должен вовремя зарегистрировать заведующий складом (кладовщик) в специальной книге с распределением их на «материалы, ожидающих приема», «материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», а внутри этих групп - по отдельными партиями материалов, хранящихся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут быть потрачены.

Оформление операций с внутреннего перемещения материалов Перемещение материалов с одного склада на другой или в кладовую данного

предприятия следует оформлять накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11) или лимитными карточками.

Сдача цехами и участками на склад материальных ценностей, изготовленных или переработанных ими, также необходимо оформлять выписки накладных на внутреннее перемещение материалов. Такими же накладными оформляются операции по сдаче цехами на склад или в кладовую цеха по производству остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также по сдаче отходов от производства продукции, от брака, от ликвидации основных фондов, разборка временных сооружений и т.п. . Все эти материалы приходуются на складе на основании накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11).

Материалы, принял из состава представитель цеха (участки, лаборатории), необходимо полностью сдать в кладовую, что должно быть подтверждено распиской кладовщика (прораба, мастера) в документах.

Для уменьшения количества первичных документов внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми можно оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке того, кто отпустил материал, а тот, кто отпустил - в карточке получателя, в котором указывают лимит отпуска в месяц.

Отпускать материалы как давальческое сырье другим предприятиям можно при наличии соответствующего договора или соглашения.

Передачу материалов в переработку оформляют накладной, в графе которой «Основание отпуска» обязательно должно быть указано: «Передача давальческого сырья в переработку на основании договора № __ от« __ »_____ 200 _ p.»

Оприходуют готовую продукцию, изготовленную из давальческого сырья, по накладной, в которой отдельной строкой указывают стоимость давальческого сырья, а также стоимость услуг по переработке этого сырья.

Статьи

Документальное оформление оприходования ценностей

Новости