Порядок ведення касових операцій

1. Касові операції за новими правилами
2. Касові операції з видачі готівки підзвітній
3. Документальне оформлення касових операцій з підзвітними особами
4. Ведення каси і касової книги
5. Ведення касових операцій при наявності операційних кас

Порядок ведення касових операцій строго регламентований. Будь-яке відхилення від нього може спричинити значний штраф. Причому це правило поширюється як на організації, так і на ВП.

Читайте в статті:

Операції по касі проводять в суворій відповідності з вказівками Центробанку від 11.03.2014 N 3210-У (Далі - Вказівка). За цим документом касові операції ведуться працівником, визначеним керівником організації з числа своїх працівників (касир). При цьому керівник також встановлює ліміт залишку грошей, які можуть перебувати в касі.

Касові операції за новими правилами

У минулому році Банк Росії змінив порядок роботи з касою для компаній і підприємців (Вказівка ​​від 19.06.2017 № 4416-У). Проводити розрахунки з підзвітними особами, вести касову книгу, оформляти прибуткові та видаткові ордери потрібно за оновленими правилами. Тобто ведення касових операцій має проводитися з урахуванням цих поправок.

Щоб встановити і налагодити онлайн касу, сумісну з програмою "Правконс", перейдіть по засланні

Касові операції з видачі готівки підзвітній

Раніше діяло правило: видавати працівникові гроші під звіт можна було тільки на підставі його заяви з підписом керівника. З 19 серпня минулого року у компаній з'явився вибір - гроші під звіт можна видавати за заявою або на підставі розпорядчого документа ( п. 6.3 Порядку ).

Але багато бухгалтера вирішили, що заяви скасували зовсім. Тому Центробанк випустив лист, в якому вказав, що заява на видачу підзвітних діє нарівні з розпорядчим документом (лист від 06.09.2017 № 29-1-1-0Е / 20642).

Центробанк не затвердив форму розпорядчого документа. Тому оформите його в довільному вигляді. Обов'язково вкажіть в документі (п. 6.3 Порядку):

• суму готівки;
• термін, на який видаються готівка;
• підпис керівника;
• дату.

Цей перелік раніше діяв щодо заяви подотчетнік. Центробанк поширив список реквізитів та на розпорядчий документ. Назва розпорядчого документа Центробанк також не встановив. Тому ви маєте право оформляти наказ, розпорядження або будь-який інший розпорядчий документ про видачу коштів. Якщо ви прописували документи для видачі грошей під звіт в положенні про розрахунки з підзвітними особами, внесіть зміни.

Наказ зручний, якщо компанія видає аванс відрядженим працівникам. Адже суму авансу потрібно розрахувати з урахуванням трьох видів витрат: проїзд, наймання житлового приміщення, добові (п. 10 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749).

Заява зручно, якщо співробітник, наприклад, купує для офісу канцтовари. В цьому випадку видавати кожен раз наказ складніше, ніж писати заяву. Ви маєте право поєднувати заяву і розпорядчий документ для оформлення видачі грошей під звіт.

Пропишіть підстави для видачі грошей під звіт в положенні про розрахунки з підзвітними особами і ознайомте з ним працівників. Ви заощадите час на роз'яснення кожному працівникові правил видачі грошей і звіту за аванс. Зразки записів у положенні про розрахунки з підзвітними особами дивіться в прикладі на зразку нижче.

Якщо співробітник отримує гроші з каси на підставі наказу, касир зобов'язаний внести його реквізити в видатковий ордер.

Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації передбачає, що видавати гроші під звіт можна навіть боржнику. Тобто ви маєте право видати підзвітній готівку на господарські потреби ще раз, навіть якщо він не відзвітував за попереднім авансом (п. 6.3 Порядку).

Раніше не можна було давати гроші під звіт, якщо за працівником числиться заборгованість за раніше виданими підзвітними сумами. Ревізори в такій ситуації нараховували штраф на організацію до 50 000 руб. за статтею 15.1 КоАП РФ. Щоб уникнути претензій, підприємливі бухгалтери в один день:

• просили співробітника написати заяву на видачу нового авансу;
• оформляли повернення невикористаного авансу і видачу нового.

Співробітник зобов'язаний відзвітувати за підзвітними сумами протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, на який видавалися гроші. Це правило в Порядку ведення касових операцій в РФ не змінилося (абз. 2 п. 6.3 Порядку).

Документальне оформлення касових операцій з підзвітними особами

Борг за працівником фіксуйте в авансовому звіті. Як і раніше подотчетнік зобов'язаний здавати авансовий звіт з підтверджуючими витрати документами ( п. 6.3 Порядку ). Компанія має право застосовувати уніфікований бланк № АТ-1 з постанови Держкомстату від 01.08.2001 № 55 або розробити свою форму документа. У бланку за формою № АТ-1 бухгалтер вказує на лицьовій стороні залишок (перевитрата) попереднього авансу. Як тепер формується ця сума?

У графі «Попередній аванс - залишок, перевитрата» вкажіть суму боргу з попереднього авансового звіту, якщо:

• залишок раніше не втримали;
• перевитрата не виплатили.

Поки подотчетнік не здав авансовий звіт, за ним числиться дебіторська заборгованість, а не залишок. Рядки «заборгованість працівника» в формі № АТ-1 немає. Ви маєте право доповнити бланк і затвердити зміни в обліковій політиці. Борг по авансу можна утримати. Ви маєте право утримати борг із зарплати, якщо працівник не здав авансовий звіт вчасно або відзвітував вчасно, але за ним числиться залишок невикористаного авансу. Це правило не змінився.

приклад
П.П. Вєтров здав авансовий звіт 8 вересня 2018 року. Він не витратив всю суму, тому в авансовому звіті бухгалтер відбив залишок підзвітних сум за працівником - 200 руб.

12 вересня 2018 року Вєтров отримав аванс на покупку канцтоварів для офісу в сумі 4000 руб. до 14 вересня 2018 року включно. Він витратив на покупку 3930 руб.

Вєтров зобов'язаний відзвітувати не пізніше 19 вересня 2018 року. Це третій робочий день після закінчення терміну, на які співробітник отримав гроші. Працівник відзвітував вчасно.

Компанія застосовує бланк авансового звіту за формою № АТ-1. Видає зарплату 5-го і 20-го числа.

Ведення каси і касової книги

Відомості про рух готівки відбивайте в книзі за формою № КО-4. Чинити так повинні всі організації незалежно від застосовуваної системи оподаткування або їх організаційно-правової форми. Тільки підприємці, які ведуть облік доходів і витрат або фізичних показників згідно з податковим законодавством, має право не заповнювати книгу. Все це випливає з пунктів 1 і 4.6 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У, а також з пункту 2 постанови Держкомстату від 18.08.1998 № 88, пункту 4 статті 346.11 та пункту 5 статті 346.26 НК.

Раніше книгу міг вести тільки касир. Тепер це може робити бухгалтер (абз. 3 п. 4.6 Порядку). Ведення касових операцій не порушується. Якщо вирішите цим скористатися, внесіть зміни до посадової інструкції бухгалтера. Майте на увазі, бухгалтер має право відмовитися від додаткових обов'язків (ст. 72 ТК РФ).

Ведення касової книги дозволено на паперовому носії або в електронному вигляді (п. 4.7 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У ). Аркуші касової книги на паперовому носії обов'язково нумерують, пронумеровані і опечатують на останній сторінці. Записи в такій книзі робіть в двох примірниках через копіювальний папір. Такі правила встановлені вказівками, затвердженими наказом Мінстату від 18.08.1998 № 88.

Щодня в кінці робочого дня касир:

• підраховує підсумок операцій за день;
• визначає залишок грошових коштів в касі на початок наступного дня;
• передає в бухгалтерію звіт касира (другий відривний лист, який є копією записів в книзі за день), прибуткові та видаткові ордери.

Касову книгу можна вести і в електронному вигляді. При цьому необхідно забезпечити збереження даних на електронному носії і виключити можливість несанкціонованого їх зміни. Для цього касову книгу в електронному вигляді запевняють електронними підписами. Такий порядок встановлений пунктом 4.7 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У . В кінці робочого дня касир звітує і закриває касову книгу в електронному вигляді в тому ж порядку, що і в разі її ведення на паперовому носії (абз. 4 п. 4.6 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У ). Якщо касова книга оформлена в електронному вигляді, виправлення в ній після підписання відповідальною особою не допускаються (абз. 3 п. 4.7 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У).

Ведення касових операцій при наявності операційних кас

Незалежно від кількості операційних кас вести касову книгу потрібно в головній. Але як тоді оприбуткувати всю готівкову виручку? Не варто турбуватися, все передбачено, процедура така. Рух грошей в операційних касах протягом дня відображають в контрольно-касової техніки. Потім готівкову виручку з операційних передають в головну касу. Там співробітники і роблять записи в касовій книзі. Підставою для них будуть прибуткові ордери за формою № КО-1, які складені відповідно до фіскальним документам (звітів про закриття зміни), сформованим на ККТ в операційних касах. Такий регламент передбачено пунктом 4.1 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У , Вказівками, затвердженими наказом Мінстату від 25.12.1998 № 132.

Перевірити, чи правильно в касовій книзі відображено надходження готівки, а також їх трата, можна по оборотам рахунку 50 «Каса». Це випливає з Інструкції до плану рахунків (рахунок 50) та абзацу 5 пункту 4.6 вказівки ЦБ від 11.03.2014 № 3210-У.